Colaboração Online: SugarSync
ATENÇÃO: A partir de Fevereiro de 2013, o SugarSync não vai mais oferecer contas gratuitas. Se você tem uma, será forçado a passar para um plano pago… ou abandonar o serviço.
Hoje em dia, está ficando cada vez mais comum fazer o trabalho em equipe de forma remota. No artigo de hoje, vamos falar sobre uma ferramenta que tenho usado atualmente e que tem dado bastante certo: SugarSync.
O Serviço
O SugarSync é um serviço de backup e sincronização online, ou seja, ele cria um backup dos arquivos num servidor na nuvem, de forma que seus arquivos estarão seguros em caso de falha do HD ou problemas com o SO. Ele também atualiza os arquivos na nuvem quando você faz alterações nos mesmos. Se você tem um Mac em casa, um notebook da empresa, e um PC no escritório, esta é a solução para acabar com o pesadelo do pendrive com a versão errada.
Dependendo do plano que você assinar, o serviço oferece de 5GB – gratuito – até 500GB, no plano de $39.99/mês. Além do espaço, o SugarSync (a partir do plano de 30GB) também fornece um sistema de controle de versões, facilitando o trabalho em conjunto e a documentação de mudanças num projeto. Os planos pagos podem ser testados por um período de 30 dias, permitindo que você possa averiguar se o serviço se adéqua à sua necessidade.
Diferente do DropBox, onde você deve colocar todos os arquivos numa pasta criada para o serviço, no SugarSync você escolher quais as suas pastas serão sincronizadas (incluindo excluir subpastas do processo de forma que, por exemplo, a pasta de templates do CorelDraw não acabe com seu espaço para backup).
Um detalhe, cada pessoa que você trouxer para o serviço, lhe dá um bônus, até um limite de 10GB totais por conta. A pessoa que você indicou também recebe um bônus. Afinal, ferramentas de colaboração só funcionam com muita gente (a falha fatal no lançamento do Google Wave).
Além disso, você pode compartilhar pastas, e é aqui que está o poder do serviço para o trabalho em equipe: envie a pasta para todos os membros do time do projeto e assim todo mundo tem acesso em tempo real às alterações e aos arquivos, e todos com a mesma versão do documento. Você pode configurar a pasta para leitura ou escrita, de forma que apenas pessoas autorizadas possam editar os arquivos. Seu time tem a liberdade e a facilidade de poder trabalhar e atualizar os arquivos de documentos do projeto e você tem acesso às alterações de forma quase instantânea. Atenção entretanto para o fato de que o SugarSync não permite edição simultânea do mesmo arquivo por duas pessoas diferentes, nem vai indicar o local das alterações. O seu Plano de Gerenciamento de Comunicação ainda deve prever como as alterações nos documentos serão tratadas (usando o bom e velho registro de controle de alterações ou a função Controlar Alterações do MS Word).
Em qualquer lugar
O SugarSync está disponível para as principais plataformas móveis disponíveis no mercado hoje: BlackBerry, iPhone, Android, Symbian e Windows Mobile (v5 e v6). As versões mobile oferecem as mesmas funcionalidades que você encontraria no PC/Mac: você pode ver suas pastas, abrir e editar arquivos, fazer uploads e sincronizar alterações, bem como ver pastas compartilhadas com outras pessoas. Tudo isso depende, porém, de um acesso a um pacote de dados ou da existência de uma rede WiFi a disposição, para que o aplicativo se conecte aos servidores.
Vou contar um caso a vocês, de como o aplicativo pra BlackBerry me livrou de uma roubada. Durante a execução do meu último projeto, um treinamento básico em gerenciamento de projetos (e eu no meio de uma aula do outro lado da cidade, feliz e contente, achando que tudo estava acontecendo como em todas as outras noites: dentro do planejado), recebo uma ligação do sponsor do projeto, que era o instrutor da noite (Murphy sempre escolhe o pior momento, confira como se livrar dele) perguntando se eu ia aparecer, com o material para a aula. Material este que estava com os dois monitores, cada um com um pendrive. O problema é que os dois monitores ficaram presos em engarrafamentos (e cada um em um lugar diferente de Salvador).
A salvação da lavoura foi o SugarSync. Peguei o BlackBerry, abri o Sugar, entrei na pasta do projeto (em Meus Documentos), baixei os arquivos que ele iria utilizar (os slides e o plano de aula), anexei no e-mail e disparei para o sponsor, de forma que ele pudesse abrir no PC que iria usar para ministrar o curso. Tudo isso enquanto ligava desesperado para os monitores tentando descobrir o que havia acontecido…
SugarSync for Business
O plano for Business oferece 100GB compartilhados para até três usuários e a opção de se customizar a solução para que se encaixe na necessidade da empresa: você pode adicionar usuários, espaço, ou ambos (até um limite de 2TG e 100 usuários, mas que isso, só entrando em contato com eles).
A versão for Business traz ainda: ferramentas administrativas como controle de acesso, quotas, controle de versão, remoção remota de arquivos; help desk em 0800; e os usuais128bits de criptografia.