10 Dicas para Reuniões Eficientes

Num mundo ideal, você entraria na sala de reunião e só precisaria se preocupar os assuntos a serem tratados, em receber as informações dos membros da equipe de projetos e tomar as decisões necessárias para que o projeto continue nos trilhos.

Mas nem sempre isso acontece. Quem já saiu de uma sala de reunião com a sensação de que perdeu horas do seu dia debatendo o sexo dos anjos sabe disso. Nem toda reunião sai como o esperado. E nem toda reunião que sai como o esperado é eficiente. Neste artigo, vamos apresentar 10 dicas para garantir que você, ao entrar na sala de reunião, só se preocupe com uma coisa: focar na tomada de decisões. Boa leitura!

1. Tenha um motivo para a reunião: Não faça reuniões sem um bom motivo. A reunião precisa ter um objetivo. Ela precisa abordar um ponto específico. Sem isso, a reunião passa a ter o estigma da perda de tempo. “Ahhh, eu tenho tanta coisa pra fazer e ainda me aparece essa?! Uma hora a menos no meu dia!” Você quer que as pessoas que compareçam estejam lá por um motivo. Então saiba e explicite qual é o motivo;
2. Escolha a hora certa: Todo mundo sabe que reuniões perto da hora do almoço e final do expediente de trabalho não são boas ideias por que ninguém se concentra. Todo mundo quer mesmo é dar no pé. Escolha a hora das suas reuniões com cuidado, de forma a aproveitar a capacidade dos participantes. Nem muito cedo, nem muito tarde (e nunca após o almoço, para não bater aquele sono-pós-lunch). Em resumo, a reunião não deve acontecer em nenhum horário que faça com que os participantes queiram sair o mais rápido possível, nem tenham desculpas para chegar depois do horário combinado;
3. Chame as pessoas certas: Muita vezes, por não definir bem o motivo pelo qual a reunião é necessária, acabamos chamando todo mundo que poderia (pelos mais diversos motivos) ter interesse eventual na reunião. O problema é que nem todo mundo é necessário em toda reunião. Via de regra, se você vai chamar uma pessoa para uma reunião, você espera que ela traga alguma informação sem a qual não seria possível chegar a um entendimento total da situação. Se a pessoa em questão só precisa ser informada… Mande a ata via email, ou um relatório. A única exceção neste caso são reuniões de status de projetos, onde você é provavelmente a única pessoa que vai falar e os stakeholders (clientes, patrocinadores e financiadores) querem mesmo é ver que/se tudo está indo bem. E não se esqueça de garantir que os participantes saibam quem é quem. Afinal, nem sempre a reuniao é só com pessoas do mesmo setor e você não quer ninguém ofendendo o CEO, quer?;
4. Determine quem faz o que: Todo mundo diz que é multitarefa, mas a verdade é que muito pouca gente realmente consegue. É um fato científico. Então, estabeleça as responsabilidades dos participantes da reunião, desta forma você fica livre para conduzir e ouvir atentamente quando os outros participantes falarem. Você precisa de designar um responsável por controlar a duração da reunião e quanto tempo é gasto em cada tópico; por gerar a ata/minuta; por gerar o plano de ação. Dependendo da reunião, você pode concentrar essas atividades em um ou mais pessoas, mas seu foco deve ser conduzir a reunião e ouvir ao que está sendo dito para não deixar passar nada de importante;
5. Tenha uma pauta: Tudo isso feito, gere a pauta da reunião, com seus objetivos, assuntos a serem abordados, e quaisquer outras informações que achar pertinentes. Um detalhe importante que será utilizado no próximo ponto é, para cada item a ser tratado, estabeleça uma prioridade. Priorizar os itens da reunião já na pauta vai deixar bem claro para todos o que se espera realizar e como se imagina que a reunião vai transcorrer. Mais uma coisa… Não se esqueça de divulgar a pauta com antecedência, para que os participantes possam se preparar para a reunião;
6. Gerencie o tempo: Pois, a reunião começou. Existem várias coisas a tratar, mas o tempo é limitado. Como dissemos no item 5, cada tópico deve ter uma prioridade. E é esta prioridade que vai determinar quanto tempo vai ser gasto falando do que. Se sua reunião terá uma hora e tem 4 itens, o mais importante deles deve ficar com pelo menos 30 minutos. Sacou? É simples assim. O tópico menos importante, menos controverso, deve ter a menor quantidade de tempo alocada, o tópico prioritário, a maior quantidade de tempo. Lembra quando no item 4 dissemos que você iria precisar de alguém para gerenciar o tempo? Esta pessoa fica incumbida de avisar que o tempo de cada tópico está acabando/foi esgotado;
7. Atenha-se a pauta: É certo – alguma coisa que não estava na pauta vai surgir e vai parecer urgente. Mas sua reunião foi planejada para tratar pontos específicos. Você não deve gastar o tempo da reunião com um assunto que nenhum dos participantes estava preparado para abordar e que pode não ser do interesse dos presentes. Se por acaso sobrar tempo ao final da reunião, com o Plano de Ação pronto, então não faz mal usar o tempo restante para discutir extras. E não se preocupe, o assunto/problema não se perde: o fato de que o tópico extra foi levantado fica registrado na ata/minuta/relatório. Tudo que você precisa fazer então é adicioná-lo à pauta de uma outra reunião;
8. Fique de olho nos participantes: Você deve estar atento para a reação dos participantes (especialmente os de maior importância) ao que é dito/apresentado durante a reunião. Se de repente um dos seus técnicos cruzar os braços, parar de dar opiniões e ficar de cara amarrada, é hora de ficar atento ao que pode estar causando este comportamento. Essa situação pode fazer com que informações importantíssimas que este participante poderia fornecer se percam por que a pessoa ficou irritada com o rumo que a reunião tomou. É uma situação que deve ser tratada com muito tato, pois chamar a atenção de uma pessoa que já está irritada na frente de colegas de trabalho pode sair dos trilhos rapidamente. Em vez de “Ei fulano, algo errado?” ou “Fulano, se não está satisfeito com o que foi dito, se manifeste!” tente algo mais sutil, como “Fulano, sobre o ponto X, você consegue identificar algum problema quanto ao que foi apresentado?”. Mantenha a equipe participando e garanta que todos tem espaço para se expressar, mas sem por ninguém em calças justas!;

9. 

   Ata de reunião: A ata de reunião é o registro de TUDO que aconteceu na reunião. É importante manter a ata o mais fiel ao que ocorreu na reunião quanto for possível, de forma a poder contar a história das suas reuniões. Como na definição do escopo de um projeto, onde se define o que está dentro e o que está fora do escopo do trabalho, a ata deve listar o que foi aceito e o que foi negado, os assuntos que foram abordados e os que não puderam ser abordados (assim como o motivo). Desta forma, se em alguma reunião, um dos participantes insistir que “acertamos que X seria prioridade!”, você pode olhar as atas, identificar qual reunião tratou-se de X e averiguar o que foi decidido. Sem debates, sem dúvidas, sem perda de tempo.;

10. Plano de ação: Tudo isso dito, a reunião precisa, deve, é totalmente imperativo, gerar um plano de ação que liste o que foi decidido, quem é responsável pela execução, o que deve ser feito e qual a data de entrega da ação/produto. Sem isso, a reunião não passa de um brainstorm ou debate. Reuniões devem sempre gerar algum produto que represente aquilo que foi decidido e este produto deve deixar bem claro o que foi decidido, quem é o responsável pela tarefa, quem executará a tarefa, qual seu prazo, quais pessoas devem ser as pessoas informadas e o que se espera atingir/resolver com a ação. Mesmo se sua reunião foi apenas para informar um grupo de stakeholders de alto nível, você ainda deve sair de lá com uma ou duas solicitações (cujo plano de ação deveria no mínimo lista como “Avaliar solicitações X, Y e Z”);

E você? Tem alguma dica? participou de alguma reunião particularmente improdutiva ou espetacularmente eficiente? Conte pra gente nos comentários!