Papo GP Responde: Auditorias

Vai fazer a prova do PMI? Está CERTO de que vai fazer a prova? Já pensou na auditoria?

Essa semana, via Facebook, o leitor Fabrício Araújo perguntou sobre como funcionam as auditorias para a prova da certificação PMP. E mais importante: como evitar cair nelas. Ok, aqui vai!

Horas, Semanas, Meses, Anos

Anos

Você precisa comprovar 3 anos/4500 horas (7500 horas se não tiver nível superior) de experiência para a certificação.  Isso todo mundo sabe. O que algumas pessoas não sabem é que você tem uma janela de 8 anos a partir da data da aplicação para listar seus projetos. Se você fizer sua aplicação hoje (06/2014) pode incluir qualquer projeto até 06/2006! Não existe limite de projetos nem limite de horas. Se você trabalhou em 3 projetos por ano, pode listar todos. Mas existe um detalhe…

Meses

Imagine que você trabalhou no Projeto X e no Projeto Y em 2009. O Projeto X foi de Jan/2009 até Nov/2009 (11 meses) e o Projeto Y foi de Ago/2009 até Dez/2009 (5 meses). Você tem então 16 meses, certo? ERRADO. O período entre Ago/2009 e Nov/2009 não conta dobrado! Se contar os meses dobrados, você vai para auditoria! Para o PMI (e para a vida real) você tem 1 ano de experiência em projetos em 2009. Sempre que houver sobreposição, quando for contabilizar os 3 anos, lembre-se disso!

Semanas e horas

Para contar as semanas, considere que um mês tem 4 semanas em média. Até aqui nenhum segredo. O detalhe é: Para o PMI, uma semana tem 40 horas. Nunca mais do que isso. Pode ter menos. Mas NUNCA mais de 40 horas. Se você colocar mais de 40 horas em uma semana, você vai para auditoria! Eu sei que horas extras acontecem, mas a regra do PMI neste caso é essa e não adianta reclamar. Se prepare para ver sua quantidade de horas diminuir com isso… Usando esse exemplo acima: Se você trabalhou em dois projetos, então entre Ago/2009 e Nov/2009 suas 40 horas semanais se dividiam entre X e Y. Você não trabalhou 40 horas em cada. Se contar as horas dobradas, você vai para auditoria!

Validando as informações

Em caso de auditoria, você vai precisar validar todas as informações que passou para o PMI. A validação é feita através da coleta de assinaturas das pessoas que você indicou como seu “fiador”. Esta figura é um cliente ou superior que pode dizer “sim, eu lembro deste projeto e esta pessoa realmente trabalhou essas horas todas”. O PMI manda as fichas de cada projeto e cada fiador precisa assinar.

Isso pode ser um problema. Como mitigar? Ligue para a pessoa antes de enviar a aplicação e garanta que ela entende a sua necessidade e estará disponível para ajudar em caso de auditoria. Se acontecer, mande a ficha o mais rápido possível e pegue a assinatura (SEDEX10 ajuda nessa hora). Você quer as assinaturas para ontem: A papelada deve ser devolvida ao PMI via correio. O PMI fica nos Estados Unidos. Você não quer que um processo que já é demorado por conta da logística fique ainda mais demorado.

A dica aqui é: Só coloque como “fiador” pessoas que a) podem validar sua informação; b) estão disponíveis para validar sua informação.

Parte do 1%

Tudo isso dito, tudo isso feito, vale lembrar: O sistema se protege e aleatoriamente, seleciona uma parte das aplicações para auditoria COM OU SEM problemas identificados. Então, se você fez tudo certo e caiu em auditoria, respire fundo e ligue para os “fiadores”. A pior parte vai ser o atraso nos seus planos, mas desde que a informação esteja correta, seja verdadeira e você mande o pacote no prazo, tudo há de dar certo!

Tem uma pergunta sobre gerenciamento de projetos? Certificações e voluntariado do PMI? Escreva para contato@papogp.com! Até a próxima!

http://www.pmi.org/~/media/PDF/Certifications/PT_PMP_Handbook_Full_Portuguese.ashx