Papo GP Responde: Categorias de PDUs

EmailCaro Diego,

Primeiramente, parabéns pelo site, o conteúdo é de muita utilidade! Me certifiquei recentemente PMP, e tenho uma dúvida em relação à report de PDU, talvez você possa me ajudar. Minha empresa, IBM, oferece cursos online (intranet) e que dão direito à PDU’s e geram certificado. Minha dúvida, é se devo reportar essas PDU’s na categoria B (Educação Continuada) ou C (Estudo auto dirigido).  Continue lendo “Papo GP Responde: Categorias de PDUs”

Papo GP Responde: Escopo

 

EmailOlá Diego. Estou na faculdade e temos que fazer um projeto […] … Eu gosto muito de projetos mais estou meio perdido no escopo.

– Sandoval

Boa noite, sou estudante de engenharia mecânica em São Paulo e vim morar um ano em Montevideu para aprender espanhol e desenho técnico, só que arrumei um emprego aqui e tenho algumas ideias para mostrar na concessionaria que trabalho. Meu gerente quer que eu monte um escopo com planilha etc…. como faço? Você pode me ajudar? Estou desesperado.

– Jean Continue lendo “Papo GP Responde: Escopo”

Resposta PMP XX

[polldaddy poll=1828172] Resposta correta: Adicionar esta ação corretiva aos registros históricos. Temos aqui uma situação em que ou o projeto já foi concluído ou a ação corretiva tomada implementada e resolveu o problema sem deixar vestígios ou novos riscos.

Supondo que a ação corretiva foi tomada de acordo com o plano de gerenciamento de mudanças, seria possível identificar em que ponto o processo foi quebrado e descobrir quem implementou a ação corretiva e reportar isso ao gerente funcional. Mas de nada serviria ao projeto como um todo. Identificar quem causou o problema também não resolve a situação, uma vez que este já foi corrigido de forma satisfatória. Esta opção, entretanto, é importante para que você possa documentar a situação (lembrando que pode não ser quem, mas sim o que, a causar problemas no seu projeto). Identificar a razão pelo qual a mudança não foi documentada também não atualiza a documentação do projeto, mas como na alternativa anterior, lhe  ajudaria a identificar falhas no processo de documentação de mudanças.

Por fim, a única resposta que resolve o problema proposto é Adicionar esta ação corretiva aos registros históricos permitindo assim que  a documentação do projetos ficasse completa. Esta questão cai também no ‘Ciclo de vida das Mudanças’: Identificar, Avaliar, Informar, Aceitar/Negar, Implementar/Documentar. A mudança foi identificada (alguém no projeto percebeu um problema), avaliada (logo chegou-se a uma solução para ela), e aceita/implementada (a ação corretiva foi posta em prática e solucionou o problema). Mas ninguém informou nada sobre isso, muito menos documentou a situação.

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Resposta PMP XIX

[polldaddy poll=1786352]

Resposta correta: Informar o cliente dos impactos das mudanças. A questão diz que a alteração solicitada irá causar impactos no caminho crítico, logo, a mesma já foi analisada. O gerente de projetos só toma uma ação quanto uma alteração uma vez que esta tenha sido aceita formalmente (normalmente pelo sponsor, alta gerencia, PMO ou uma comissão de gerenciamento de mudanças). Aqui vem a pegadinha (na qual nenhum de vocês caiu!): antes de repassar a solicitação de mudança para a parte interessada que irá aprovar ou rejeitar a requisição, o gerente do projeto deve informar a parte que a solicitou dos seus impactos.

O “ciclo de vida das mudanças’ é o seguinte: Identificar, Avaliar, Informar, Aceitar/Negar, Implementar/Documentar. Lembrem-se sempre de que as mudanças negadas devem ser documentadas de forma que o gerente possa ter um controle sobre o que aconteceu e o que não aconteceu no projeto (e por que).

Caminho Crítico: O caminho crítico é a soma de atividades de uma determinada tarefa do projeto em que não há folga entre as mesmas, ou seja, não podem haver atrasos. Se uma atividade do Caminho Crítico do projeto sofrer um atraso, o projeto como um todo estará com problemas de cronograma, pois o Caminho Crítico é o sequenciamento de atividades interdependentes de maior duração em todo o projeto.

Lembre-se que as respostas para a certificação devem ser escolhidas sempre pensando na melhor resposta possível. Esta resposta está em conformidade com o material apresentado no PMBoK 4ª Edição.

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Resposta PMP XVIII

[polldaddy poll=1750438]

Resposta Correta: Lições Aprendidas. A Verificação do Escopo é um processo de Monitoramente e Controle, que ocorre em paralelo com as demais fazes do ciclo de vida do projeto. Uma vez que o projeto tem todo seu trabalho técnico finalizado, ou seja, todas as entregas foram concluídas, não há mais nada para se monitorar/controlar. O Plano de Respostas a Risco é um documento gerado durante o planejamento do projeto, e atualizado conforme novos riscos vão surgindo durante a Execução. O Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas (que é necessariamente um produto do novo processo no PMBoK 4ª edição – Gerenciar as expectativas das Partes Interessadas, componente do Plano de Gerenciamento de Comunicação) também é desenvolvido na faze de Planejamento. O processo de documentar Lições Aprendidas ocorre, teoricamente, na fase de Encerramento, seja de uma etapa do Ciclo de Vida ou do Projeto em si. Como a questão deixa claro em que ponto estamos do projeto (todo o trabalho técnico está finalizado) sabemos que se trata do encerramento. Assim, a única opção cabível é documentar o que falta e arquivar tudo.

Lições Aprendidas: Conjunto de documentos que registra as dificuldades encontradas durante o planejamento, execução e encerramento de um projeto, as ações corretivas adotadas, sua repercussão sobre o projeto e que conclusões foram geradas devido a estas situações. As lições aprendidas também englobam situações ou soluções inusitadas que podem ser replicadas ou esperadas em novos projetos. É um banco de dados da memória dos projetos desenvolvidos e deve ser usada como referência, de forma a evitar que problemas já solucionados se repitam, soluções inventivas se percam e situações inesperadas surpreendam os gerentes, causando problemas.

Lembre-se que as respostas para a certificação devem ser escolhidas sempre pensando na melhor resposta possível. Esta resposta está em conformidade com o material apresentado no PMBoK 4ª Edição.

Leia também: Windows 7 – Lições Aprendidas

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Resposta PMP XVII

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Resposta Correta: Seguir as exigências legais e os procedimentos da companhia para serviços de terceiros. Está em Responsabilidade: Padrões Mandatórios. Regulamentos e exigências legais: 2.3.1- Nos mantemos informados e obedecemos à política, regras, regulamentos e leis que governam nosso trabalho e atividade profissional e voluntária. Ou seja, devemos seguir as regras as quais acordamos nos submeter, sejam estas via contrato, acordo formal, ou regulamentos internos da empresa na qual trabalhamos.

“Buscar uma alternativa aos procedimentos da companhia para obter a solução” e “Tentar contratar o técnico que saiu da companhia, diretamente, como consultor” seria uma violação direta deste princípio do Código de Conduta pois estaríamos indo contra as normas estabelecidas na empresa para a contratação de pessoal.

“Perguntar ao gerente de uma empresa de consultoria o que fazer” geraria um conflito de interesses, pois um gerente de uma empresa de consultoria iria ter a oportunidade de influenciar a decisão do gerente de projetos (podendo muito bem sugerir que um de seus consultores fossem contratados para o serviço).

Conflito de Interesse:  “Um conflito de interesse ocorre quando estamos em posição de influenciar decisões ou outros resultados em nome de uma parte quando tais decisões ou resultados poderiam afetar uma ou mais partes com as quais temos lealdades conflitantes. Por exemplo, quando estamos agindo como empregados, temos um dever de lealdade com nosso empregador. Quando estamos agindo como voluntários do PMI temos um dever de lealdade para com o PMI. Devemos reconhecer estes interesses divergentes e nos abstermos de influenciar decisões quando identificamos um conflito de interesse.” – Código de Ética e de Conduta Profissional do PMI.

Lembre-se que as respostas para a certificação devem ser escolhidas sempre pensando na melhor resposta possível. Esta resposta está em conformidade com o material apresentado no PMBoK 4ª Edição.

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Resposta PMP XVI

[polldaddy poll=1669302]

Resposta Correta: No padrão 3 sigma, 99,73% das ocorrências caem dentro dos limites inferior e superior. O que corresponde a 2700 defeitos por milhão de oportunidades (DPMO). Muitas empresas são consideradas operando no padrão 3 sigma. Na metodologia 6 sigma, 1 sigma é o mais baixo nível mensurável possível. 6 sigma, como o nome indica, é o mais alto padrão.

O desvio padrão demonstra a possibilidade de erro dentro de uma estimativa. Numa estimativa de tempo de 6 dias, com um desvio padrão de 2, a entrega poderia ser realizada entre 4 e 8 dias. Logo, quanto maior o desvio padrão, menor a exatidão da estimativa. Num processo, por exemplo, a produção de blocos 2cmx2cm de concreto, um alto desvio padrão indicaria um auto número de blocos que não tem a medica correta.

Uma empresa operando a 6 sigma, apresenta um índice de 99,9997%, apenas 3,4 defeitos por milhão, não 8% (80.000).

6 Sigma: “Seis Sigmas ou Six Sigma (em inglês) é um conjunto de práticas originalmente desenvolvidas pela Motorola para melhorar sistematicamente os processos ao eliminar defeitos. Um defeito é definido como a não conformidade de um produto ou serviço com suas especificações. Seis Sigmas também é definido como uma estratégia gerencial para promover mudanças nas organizações, fazendo com que se chegue a melhorias nos processos, produtos e serviços para a satisfação dos clientes“. -Wikipedia.

Gráficos de controle : “Os gráficos de controle são usados para determinar se um processo é estável ou se tem um desempenho previsível. Os limites de especificação superior e inferior se baseiam nos requisitos do contrato. Eles refletem os valores mínimos e máximos permitidos. Pode haver penalidades associadas com a ultrapassagem dos limites de especificação. Os limites de controle inferior e superior são definidos pelo gerente de projetos e pelas partes interessadas apropriadas para refletir os pontos em que serão adotadas ações corretivas para impedir a ultrapassagem dos limites de especificação. Para processos repetitivos, os limites de controle normalmente são +/- 3 sigma. Um processo é considerado fora de controle quando um ponto de dados excede um limite de controle, ou se sete pontos consecutivos estiverem acima ou abaixo da média.“. PMBoK, p. 165

Lembre-se que as respostas para a certificação devem ser escolhidas sempre pensando na melhor resposta possível. Esta resposta está em conformidade com o material apresentado no PMBoK 4ª Edição.

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Resposta PMP XV

[polldaddy poll=1640770]

Resposta Correta: Melhoria contínua. Do japonês 改 善, mudança para melhor, é a função de melhoria contínua dos processos, inerente ao ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Controlar, Agir) e ao gerenciamento da qualidade nos projetos. Por si só o Kaizen não identifica falhas, mas visa o trabalho pelo qual estas podem ser eliminadas e os seus resultados melhorados. O Padrão 0 Defeito é parte da metodologia de 14 Passos para melhoria do Processo de Qualidade de Philip Crosby e parte do conjunto de idéias que compõem a metodologia Six Sigma. O Modelo 5 S (Seiton – Senso de organização, Seiri – Senso de utilização, Seisõ – Senso de limpeza, Seiketsu – Senso de padronização, e Shitsuke – Senso de autodisciplina) é uma forma de se organizar e gerenciar o espaço de trabalho de forma que os recursos sejam melhor empregados para o benefício do trabalhador e da empresa.

O que todos esses conceitos tem em comum é a idéia de ‘eliminar a gordura’ do processo, mas cada uma tem um foco diferente. Assim, nada impede que todos sejam utilizados em conjunto, uma vez que seus focos estão em áreas diferentes (identificação dos problemas, melhoria dos processos, processos de produção, ambiente de trabalho dos funcionários).

Lembre-se que as respostas para a certificação devem ser escolhidas sempre pensando na melhor resposta possível. Esta resposta está em conformidade com o material apresentado no PMBoK 4ª Edição.

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Peço desculpas a todos, mas AINDA estou tendo problemas com o OI Velox. Vou fazer o possível para manter o blog atualizado!

Resposta PMP XIV

[polldaddy poll=1583481]

Resposta Correta: Diagrama Espinha de Peixe. O Diagrama de Pareto, ou Gráfico de Pareto, é um tipo específico de histograma, ordenado por frequência e ocorrência. Mostra quantos defeitos foram gerados por tipo ou categoria de causa identificada. Sendo assim, o Gráfico de Pareto lida com o resultado ou efeito do problema uma vez que ele tenha ocorrido e sido identificado. A Análise de Tendências examina o desempenho do projeto através do tempo para determinar se o mesmo está melhorando ou piorando. Logo, pode ser utilizada para perceber o desenvolvimento geral do projeto e identificar se este está indo da forma esperada ou apresentando problemas, mas não poderia apontar as causas do desvio no desempenho.

Uma vez que o Gerente de Projetos identifique que existe um problema de convivência ou uma divêrgencia de opiniões entre os membros do time ou alguma outra parte interessada no projeto, as Técnicas de Resolução de Conflitos podem e devem ser utilizadas para sanar o problema, mas por si, não identificam os problemas de um projeto. São uma ferramenta para solução, não para analise. Sobra portanto, o Diagrama Espinha de Peixe, também chamado de Diagrama de Cause e Efeito ou Diagrama de Ishikawa que ilustram como diversos fatores podem estar ligados a problemas ou efeitos potenciais, são usados para identificar causas de riscos. Assim, perguntando “Como?” e “Por quê?”, o diagrama pode ajudar o Gerente de Projetos a apontar as principais razões para que os problemas ocorrem, como ilustrado na figura abaixo:

Diagrama Ishikawa, Espinha de Pixe

Lembre-se que as respostas para a certificação devem ser escolhidas sempre pensando na melhor resposta possível. Esta resposta está em conformidade com o material apresentado no PMBoK 4ª Edição.

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Peço desculpas a todos, mas estou tendo problemas sérios com o OI Velox. Estou sem Internet em casa já há alguns dias e previsão de concerto só para 31/06. Viva as operadoras e respeito ao consumidor…

Resposta PMP XIII

[polldaddy poll=1544348] Resposta Correta: identificação dos riscos do projeto. Existem três estratégias possíveis para se lidar com riscos (riscos negativos, que podem causar problemas ao projeto): Prevenir, Transferir e Mitigar. O PMBoK 3ª Edição estabelece que mitigar um risco é “a redução da probabilidade e/ou impacto de um evento de risco adverso até um limite aceitável.” Assim sendo, desenvolver sistemas que melhorem os processos e evitem problemas, defeitos, etc., seria mitigar riscos. Desenvolver um plano de alternativas, onde cursos alternativos de ação são expostos no caso de um problema acontecer, evitando assim desperdício de tempo, também é mitigar o risco. Um plano de contingência, e a respectiva Reserva de Contingência, evitariam problemas com orçamento (necessariamente a falta de recursos financeiros para a execução das tarefas). Um seguro seria necessariamente uma Transferência de Risco, mas vamos pensar um pouco. Adquirindo um seguro você está se antecipando à possibilidade do risco ocorrecer, e mais, reduzido o impacto do mesmo sobre o projeto uma vez que a seguradora irá arcar com o custo ou com a solução para o problema (neste caso, o seguro também poderia ser uma clausula num contrato).

Lembre-se que as respostas para a certificação devem ser escolhidas sempre pensando na melhor resposta possível.

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