Por que Gerenciamento de Projetos?

Fases de um Projeto
Fases de um Projeto – Click para ampliar

Hoje eu não vou falar de escopo, riscos, prazos, nem de outras dez áreas de conhecimento. Não vou falar de PMBoK, PMI ou certificações. Muito menos de CMMI, Prince2, Six Sigma ou outras metodologias. Estamos tão acostumados a pensar em gerenciamento de projetos e a falar da mecânica do gerenciamento que esquecemos do motivo que nos levou a implementar toda essa loucura. Hoje eu vou falar disso, de por que toda empresa deveria aplicar as melhores práticas (ou alguma prática) de gerenciamento de projetos no seu dia a dia. Continue lendo “Por que Gerenciamento de Projetos?”

10 Dicas para Reuniões Eficientes

Reuniões Eficientes
Reuniões Eficientes!

Num mundo ideal, você entraria na sala de reunião e só precisaria se preocupar os assuntos a serem tratados, em receber as informações dos membros da equipe de projetos e tomar as decisões necessárias para que o projeto continue nos trilhos.

Mas nem sempre isso acontece. Quem já saiu de uma sala de reunião com a sensação de que perdeu horas do seu dia debatendo o sexo dos anjos sabe disso. Nem toda reunião sai como o esperado. E nem toda reunião que sai como o esperado é eficiente. Neste artigo, vamos apresentar 10 dicas para garantir que você, ao entrar na sala de reunião, só se preocupe com uma coisa: focar na tomada de decisões. Boa leitura! Continue lendo “10 Dicas para Reuniões Eficientes”

RunRun.It – Review e Sorteio

httpv://www.youtube.com/watch?v=kOE2251CQaU

O RunRun.It é uma ótima ferramenta de controle de tarefas e colaboração online, com um viés muito forte em gestão de projetos, o RunRun.It tem uma pegada bem na linha do Scrum. É uma ferramenta 100% web que promete facilitar a vida de gerentes e líderes de times com uma interface simples e direta que permite sem muito esforço colocar todas as atividades de um projeto ou de um setor no sistema. Continue lendo “RunRun.It – Review e Sorteio”

Stakeholders – O Túnel do Tempo

Assita no DailyMotion: Stakeholders – Túnel do Tempo

No fantástico e improvável cenário de uma instalação secreta do governo norte-americano, dedicada à incrível tarefa de criar uma máquina do tempo, uma cena muito comum na rotina de gerentes de projeto pelo mundo a fora: ter que lidar com os stakeholders. Nos trechos do primeiro episódio da série, você pode ver como o gerente de projetos, o especialista e o patrocinador (representando o cliente) interagem sobre as expectativa do projeto.

E você? Como lidaria com uma situação do tipo? Deixe um comentário! Até a próxima!

Colaboração Online: SugarSync

SugarSync
SugarSync

ATENÇÃO: A partir de Fevereiro de 2013, o SugarSync não vai mais oferecer contas gratuitas. Se você tem uma, será forçado a passar para um plano pago… ou abandonar o serviço.

Hoje em dia, está ficando cada vez mais comum fazer o trabalho em equipe de forma remota. No artigo de hoje, vamos falar sobre uma ferramenta que tenho usado atualmente e que tem dado bastante certo: SugarSync. Continue lendo “Colaboração Online: SugarSync”

10 Dicas para E-Mails

Email
DING DING!! Email!!!

O ultimo sorteio me deixou de queixo caído… Mais da metade das pessoas que tentaram participar ficaram de fora por não terem lido as instruções. Algumas pessoas ignoraram completamente as regras, enquanto outras pareceram ter lido apenas uma parte do que foi proposto.

Assim sendo, mando aqui algumas dicas para vocês, gerentes de projetos, utilizarem melhor essa ferramenta maravilhosa que nos permite comunicar, informar e documentar todo tipo de coisa a quase qualquer momento. Continue lendo “10 Dicas para E-Mails”

Soft Skills III – Postura, Exemplo e Influência

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Qual influência você quer ter?

Pense nisso quando for agir, no final das contas, somos todos como crianças. Quanto mais de uma coisa nos é apresentada, a tendência natural é de que a imitemos. Nossos colegas de trabalho diretamente sob nosso comando/orientação irão se fiar em nosso comportamento para estabelecer os parâmetro spelos quais irão se portar no dia-a-dia. Estando numa posição como a de gerente de projetos, coordenador ou líder, tudo o que fazemos é testemunho do quanto nos importamos com nossa imagem e do que esperamos de nossos colaboradores, colegas e empregados.

Se você trabalhasse num lugar onde ninguém se preocupasse em fazer a documentação e que seu supervisor nunca escrevesse uma linha, não repreendesse a má conduta e ainda fizesse pouco caso do fato com os colegas, muito dificilmente você iria dar atenção à documentação por muito tempo.

Mas se o supervisor sempre mantivesse seus arquivos atualizados e projetos devidamente documentados, e deixasse clara a necessidade de que todos fizessem o mesmo, a tendência seria de que todos no setor eventualmente passem a fazer seus relatórios e documentar as coisas da forma correta.

Isso não se aplica somente ao campo técnico. Se você sempre tratar bem as pessoas, isso eventualmente passará a ser o padrão pelo qual as pessoas irão se comportar. Mas se você é do tipo ‘brincalhão sem limites’ em algum momento as coisas sairão do controle, pois seus colaboradores também perderão a noção de limite.

Em resumo, fazemos o que vemos, então devemos liderar pelo exemplo sempre. Se você quer que alguém pule de um precipício, pule primeiro! A quantidade de pessoas lhe seguindo mostrará a qualidade da sua liderança, as falhas na mesma ou no processo de decisão (que, no exemplo acima, foi deveras inadequado).

Que influência você quer ter sobre as pessoas à sua volta?

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Curso24Horas

Soft Skills II – Liderança

A liderança pode ser o fator decisivo na execução de um projeto. Existem situações nas quais nem todo conhecimento do mundo ou autoridade hierárquica resolvem um problema. Apenas um líder pode driblar certos percalços e levar uma equipe (ou projeto) ao sucesso. Mas qual a diferença entre gerenciar um projeto e liderar um projeto? Todos os gerentes são líderes? E você? Em que categoria está?

Líder, Gerente ou Coordenador?

O Coordenador é responsável muitas vezes por quase nada, reportando o que foi/será realizado no projeto aos respectivos stakeholders, não tem capacidade decisória, nem de influenciar a equipe e/ou o rumo do projeto. (Se você é um coordenador de projetos e não se encaixa nesta descrição, você deve ser na verdade um gerente ou um líder.) O Gerente é o responsável administrativo do projeto, delega tarefas, estabelece metas, cria cronogramas e garante que as coisas saiam como planejadas. O Gerente é o Guardião do Projeto e opera sua equipe para o bem do mesmo. Normalmente é seguido devido ao seu conhecimento operacional, técnico e sua posição hierárquica. Já o Líder se encarrega de manter a visão do grupo nos trilhos, cuida de motivar a equipe para que sempre execute suas tarefas da melhor forma possível. Nem sempre o líder tem a seu favor a hierarquia da organização, mas ainda assim, através de suas habilidades, pode influenciar o projeto por intermédio de sua influencia na equipe.

Gerentes de projeto podem ser lideres, somando o melhor dos dois mundos para obter os melhores resultados possíveis nos seus projetos. Esta é uma tendência mundial e não é difícil entender as razões disso. Pessoas motivadas trabalham melhor, obtém melhores resultados e estão mais dispostas a fazer aquele esforço extra pelo projeto nos momentos de necessidade. Como já disse Cornelius Fichtner, a sigla para esta área de atuação GP – gestão de projetos, (PM – project management no Inglês) também pode ser lida como Gestão de Pessoas (People Management), pois, no final das contas, o projeto é uma coletividade de indivíduos trabalhando juntos para atingir uma meta determinada num período estipulado. Se sua equipe é difícil ou se existem problemas em fazer com que aceitem um projeto que traz mudanças, habilidade de liderança podem salvar o dia (e o projeto).

Agora vamos a algumas dicas.

Networking

networkingAs redes sociais, como o LinkedIn, Orkut, Facebook e Twitter são boas formas de se manter informado, visível e em contato com as pessoas, mesmo que você não possa estar presente (conectado) constantemente. As comunidades e grupos de discussão lhe permitem coletar informações e receber estimativas assim como contatar pessoas as quais você, talvez, jamais tivesse acesso. Para quem se interessou pelo conceito, procure o livro de Diane Darling, Networking – Desenvolva sua carreira criando bons relacionamentos.

Você é um bom lider? Teste sua capacidade de liderança!

Brian O'neillNo livro Teste sua Capacidade de Liderança, Brian O’Neill nos apresenta os tipos de líderes (o Visionário, o Integrador, e o Realizador) e suas respectivas funções e especialidades. O livro é altamente prático, levando o leitor a se questionar sobre seus conceitos de liderança e refletir sobre como cada estilo de liderança (Solícito, Diretivo, Liberal ou Colaborativo) pode ser tanto uma benção quanto uma maldição, dependendo do contexto em que é aplicado.

Além disso, cada capítulo é recheado de exercícios e questionários que nos ajudam a identificar a que estilo pertencemos e que características devemos trabalhar para melhorar nossa capacidade de liderança. Este livro é uma ótima forma de se iniciar no assunto e/ou aprimorar seu estilo pessoal de liderança.

21 Leis da Liderança

John C. MaxwellNo livro As 21 Irrefutáveis Leis da Liderança, John C. Maxwell, um dos maiores especialista em Liderança no mundo, lista 21 leis que todos os líderes devem seguir se quiserem chegar à excelência em sua capacidade, explicando qual o papel de cada uma, como usá-la em separado e em conjunto com as outras, dando exemplos fortes (usando figuras famosas como Abraham Lincoln, Theodore Roosevelt entre outros) e fáceis de entender e lembrar.

Já ouviram falar que o líder está sozinho, no topo? Bom, se ele é um líder, ele deveria estar liderando alguém… se está sozinho… bom, deu pra entender. O papel do Networking para a liderança é fundamental. Um líder sem uma equipe capaz e cujas habilidades sejam complementares às suas é apenas meio líder. Muitas vezes, entretanto, não podemos nos dar ao luxo de contratar uma equipe de alto nível que se preste a este papel ou de selecionar dentro da empresa com quem iremos trabalhar. É aí que entra o Networking, a capacidade do líder de se conectar às pessoas influentes e fazer com que elas comprem sua idéia, disponibilizando assim os recursos (humanos) de que o líder precisa para fazer sua visão/objetivo/projeto se concretizar. A equipe correta muitas vezes significa sucesso ou fracasso do projeto a despeito dos esforços do gerente e/ou líder.

As 21 Leis são: a Lei do Limite, a Lei da Influência, a Lei do Processo, a Lei da Navegação, a Lei da Adição, a Lei da Base-Sólida, a Lei do Respeito, a Lei da Intuição, a Lei do Magnetismo, a Lei da Conexão, a Lei do Círculo Intimo, a Lei do Fortalecimento, a Lei da Imagem, a Lei da Aquisição, a Lei da Vitória, a Lei do Grande Impulso, a Lei das Prioridades, a Lei do Sacrifício, a Lei do Momento, a Lei do Crescimento Explosivo, a Lei do Legado. Segundo Maxwell, através do entendimento e do uso destas leis, um seguidor pode tornar-se um líder e um líder poder tornar-se um grande líder. É um ótimo livro, mas para quem não tem assim tanto tempo, existe também uma versão em audio book.

Precisa de ajuda?

LiderançaExistem muitos cursos de lideranças por aí. O próprio John C. Maxwell corre o mundo dando treinamentos em liderança. Mas como reza a Lei do Processo, ninguém se torna líder da noite para o dia, e eu suponho que a maioria de nós não tem tempo para se dedicar a um curso de longa duração.

Felizmente, existem opções, como o site Curso24Horas, com o curso Chefia e Liderança, com tópicos bem ’softskills’ como Motivação, Administrando Conflitos, Estabelecimento de Metas, Como ser menos Chefe e mais Líder entre outros. O Curso tem 45 horas, mas nenhuma obrigatoriedade quanto a prazos: inicie e termine quando puder, recebendo seu certificado pelo correio. Todos os cursos são reconhecidos pela ABED.

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Aviso Legal: Programa de Afiliados. Comprando estes produtos pelos links acima, você ajuda o Papo GP a manter seus serviços.

Cursos24Horas

Soft Skills I

Soft SkillsFato: Um gerente de projeto passa a maior parte do seu tempo se comunicando. Seja com membros do time, gerentes funcionais, membros do executivo da empresa, financiadores ou o cliente, as capacidades interpessoais de um gerente de projetos podem ser o diferencial entre um projeto bem sucedido e um monumental fracasso.

Não que as habilidades técnicas não sejam importantes, mas imagine a situação: o gerente de projetos A é mandão, cheio de si, não ouve opiniões e quer tudo feito do modo dele. Já o gerente de projetos B divide responsabilidades, dá suporte ao time, facilita a comunicação com os executivos e gerentes funcionais e leva em consideração o que a equipe técnica reporta. Com quem você gostaria de trabalhar? Mais importante: Qual desses gerentes você gostaria de ser? Todos sabemos a resposta e a forma mais eficaz de se atingir este objetivo é desenvolvendo suas Soft Skills, suas habilidades inter-pessoais.

A importância das soft skills é tanta que a P21 (The Partnership for 21st Century Skills) formada por grandes líderes comerciais como Dell, Apple, Microsoft entre outras, faz lobby para a melhoria do grau de educação dos estudantes através do desenvolvimento destas habilidades neles. Dentro o framework da P21, eu gostaria de destacar:

Flexibilidade & Adaptabilidade
Habilidades Sociais & Inter-Culturais
Liderança & Responsabilidade
Pensamento Crítico e Resolução de Problemas
Comunicação e Colaboração

Parece familiar? Eu diria que são coisas que todo gerente de projetos deveria ao menos ter em mente ao lidar com seus stakeholders e mais importante, com os membros do time que estão desenvolvendo o projeto.

Um bom gerente de projetos não pode apenas monitorar o andamento do projeto, dizer o que fazer e esperar pelo melhor. Ele tem que ser um líder, que inspira os membros do time a darem o melhor de si pela causa (o projeto). É neste momento que as técnicas motivacionais entra em cena. Fazer alguém querer dar o melhor de si por um projeto pode ser difícil, mas veja o seguinte exemplo: Na empresa X, os funcionários estão trocando DVDs (originais, diga não à pirataria) entre si. Parece bobagem, e deve estar retirando recursos das suas funções, mas o nível motivacional e a interação entre os funcionários nunca esteve tão bem. Funcionário feliz = funcionário trabalhando melhor. O mesmo vale para os membros do time.

Resolver conflitos de forma administrativa também é uma habilidade imprescindível para todo gerente de projetos. Como fazer com que problemas dentro do time não gerem impactos para o projeto deve sempre estar em primeiro plano. (Uma boa fonte de idéias sobre como resolver este tipo de situação é a aula de Margaret Meloni, – Dealing with Difficult People, cujo review pode ser encontrado aqui). Nem sempre o problema está onde se imagina, e isso torna as relações interpessoais difíceis, e exige muito do gerente do projeto.

A dinâmica moderna pode torna-se um problema neste aspecto. Com o advento dos times virtuais, onde os desenvolvedores encontra-se em uma locação, o executivo na sede, e os gerentes de projeto em um terceiro lugar tão distante quanto, o papel das Soft Skills muda e motivar dos membros do time fica difícil. Mas vamos falar disto num outro post.

Pra terminar um conselho, nas palavras do professor do Mestrado em Gerenciamento de Projetos da FGV Campinas, Marco Túlio, sobre a postura do líder ideal:

“Gerente Rapadura: Duro com os processos e doce com as pessoas”.

Até a próxima!

Leia mais em:

Soft Skills II – Liderança
Soft Skills III – Postura, Exemplo e Influência
Soft Skills IV – Motivação I – Teorias Motivacionais
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