PM Tools 2013

Com Osmar Zózimo, Editor da Mundo PM
Com Osmar Zózimo, Editor da Mundo PM

Em sua terceira edição, o evento organizado pela Revista Mundo PM reuniu no SENAC Campus Santo Amaro, em São Paulo, empresas de ponta de linha para demonstração das suas ofertas de software na área de gestão de projetos, portfólios, demandas e mudanças para mais de 500 participantes, entre estudantes, professores e praticantes de gestão de projetos.

As ofertas de software foram, em peso, na área de gerenciamento de portfólios, com softwares pregando desde um approach simplificado e direto (Project Builder) até soluções robustas como o HP PPM e o Clarity PPM. Soluções mais convencionais e famosas no meio, como o MS Project e Oracle Primavera também estavam presentes. Continue lendo “PM Tools 2013”

SmartDraw 2009

SmartDraw, da SmartDraw.com, é um software para gerar gráficos de alto nível. Mais um programa para gerar gráficos de Gantt, vocês devem estar pensando. Não mesmo. A variedade de gráficos que o SmartDraw pode criar é verdadeiramente surpreendente.


O instalador tem 478kb, e uma vez iniciado, faz o download dos arquivos do programa, operação que demorou 12 minutos numa conexão Velox de 1Mb. Eu devo dizer que fiquei muito surpreso após a instalação. A quantidade de gráficos que o SmartDraw pode criar é realmente impressionante. São trinta e três categorias, cada uma com subcategorias, templates e exemplos dos mais diversos gráficos. Tudo muito bem alinhado e de fácil localização, facilitando muito a vida do usuário.

Apesar de não ser um software específico de Gestão de Projetos como outros apresentados aqui, o SmartDraw possui suporte nativo a Gerenciamento de Projetos. Na aba da esquerda, abaixo da ferramenta de busca (Search), existe uma lista de categorias, entre elas Project Management. Clicando-a, o software irá exibir algumas categorias específicas para projetos com Gantt Charts, Timelines, Other Tools (outras ferramentas onde gráficos relacionados mas não necessariamente de projetos podem ser acessados) e Examples (exemplos). A função de busca (Search) logo no topo também ajuda muito, permitindo que encontremos exatamente o que precisamos sem ter que recorrer à longa lista de categorias.

Além das ferramentas ‘clássicas’ o SmartDraw também traz recursos para criação de Gráficos ‘Espinha de Peixe’ (Cause & Effect – Ishikawa, causa e efeito), funções para melhoria de processos via Six Sigma (BMP & Six Sigma), gráficos de árvore que podem ser usados para projetos criados em Marco Lógico e na própria criação de EAPS (Family Trees), tabelas de Recursos Humanos (Human Resources), fluxogramas que podem ser usados para controle de workflow (Flowcharts) e Diagramas de Redes (Network Designs) para a visualização do encadeamento das atividades do projeto e suas dependências e os Mapas Mentais (MindMapping) tão na moda ultimamente. Além das funções específicas e das auxiliares para gerenciamento de projetos, o restante dos gráficos do SmartDraw podem ser usados para compor os relatórios de impacto e desempenho, gerar gráficos de aproveitamento de recursos entre diversas outras funções que um PMO pode necessitar de uma ferramenta. Existem também versões do software com foco nas áreas Legal e Saúde.

Outro ponto forte é a quantidade de exemplos, templates e tutoriais que o software traz. Até mesmo vídeos demonstrativos são oferecidos, para download. Os vídeos tem em média 4mb, e mostram como utilizar a função escolhida, de forma prática e descontraída, sendo ao mesmo tempo fáceis de acompanhar e eficientes (Para poupar tempo na instalação e espaço no disco rígido, os vídeos são baixados à medida que os usuários necessitam deles, outro ponto a favor do SmartDraw). A quantidade de recursos, das templates e exemplos e a qualidade dos vídeos e arquivos de ajuda são uma mostra da qualidade do produto, que peca apenas em sua opção de ser exclusivo para a plataforma MS Windows.

Info

SmartDraw 2009

Versão: 2009.52
Tamanho: 150MB
Fabricante: SmartDraw.com
Licença: Proprietária, Trial de 7 dias
Plataformas: MS Windows
Valor: $197
Site: http://www.smartdraw.com/

Score

Funções: 5
Facilidade: 4
Custo X Benefício: 5

Recomendação: Software para grandes corporações, PMOs e Empresas de Consultoria em Gerenciamento de Projetos. Devido a sua vasta gama de opções, me parece muito mais em conta adquirir uma cópia (ou mais) do que comprar aplicações especializadas.

Contras: Sem instalação ou manual em Português. Em tempo de crise econômica, comprar em dólar pode não ser a melhor das opções.

Aviso Legal: Programa de Afiliados. Comprando este produto pelo link acima, você ajuda o Papo GP a manter seus serviços.

PERT Chart EXPERT

A outra ferramenta da Critical Tools é o PERT Chart EXPERT, que visa facilitar os trabalhos com o Caminho Crítico e o PERT. Leve e prático, ele pode importar arquivos MPX, TXT, WBS (do WBS Chart Pro) e Planos do MS Project. O programa oferece quatro diferentes visualizações para o gráfico, com variados níveis de complexidade, controle de recursos, custos e porcentagem concluída da atividade, entre outros recursos.

Utilizar o PERT Chart EXPERT é muito fácil. Para inserir uma atividade, pode-se ir até o menu (Edit > Insert Task) ou utilizar o mouse, segurando o botão esquerdo e arrastando, desenhando uma caixa (como para a seleção de vários arquivos no Explorer). Um duplo click na atividade abre uma janela para a edição dos valores, onde pode-se até determinar uma restrição específica para a atividade. A partir desta atividade, arrastando dela (não arrastando-a, o mouse torna-se um ∞) cria-se uma nova atividade em Termino-Início, e assim, fácil, podemos construir todo o Diagrama de Rede de um projeto. O suporte a dependências é completo e pode ser acessado com um click duplo no conector.

Como seu programa-irmão, a interatividade com o Project é oferecida na instalação, e pode também ser feita dentro do programa de forma super fácil. Com isso, em apenas um click, pode-se gerar um Diagrama de Rede com todas as informações de PERT, Caminho Critico e dependências das atividades.

E isso encerra nosso review dessa ferramenta e as atividades do mês de dezembro, estamos em recesso até 25 de Janeiro de 2009. Você tem alguma dica, crítica ou sugestão? Gostaria de ver um review da sua ferramenta favorita? Quer colocar um link para seu blog ou site aqui? Escreva pra diegonei@gmail.com!

Gostaria de agradecer a todos vocês que visitam o Papo GP e desejar-lhes um feliz-natal e um ano novo bem gerenciado!

Info

PERT Chart EXPERT
Versão: 2.6
Tamanho: 2.4MB
Fabricante: Critical Tools, Inc
Licença: Proprietária
Plataformas: MS Windows
Valor: U$ 199,00 por cópia
Site: http://www.criticaltools.com/

Score
Funções: 5
Facilidade: 4
Custo X Benefício: 3.5

Recomendação: Para gerentes de projetos que não podem perder tempo criando Diagramas de rede, mas necessitam das informações do mesmo. Ótimo para estudar as dinâmicas do Diagrama de rede (em versão demo).

Contras: Licença cara. Sem instalação ou manual em Português.

WBS Chart Pro

O WBS Char Pro é uma ferramenta para… Criar WBSs, as Work Breakdown Structures, famosas Estruturas Analíticas de Projeto. Desenvolvido pela Critical Tools, Inc. como uma alternativa ao trabalho manual em softwares de edição de imagens para a criação de WBSs apresentáveis.

Como de costume, o WBS Chart PRO abre com uma Dica sobre suas funcionalidades. O software é leve, o instalador tem apenas 2.5mb e o programa ocupa menos de 7mb do HD. De interface intuitiva, o WBS CHart Pro exige menos de 10 minutos para ser dominado. É realmente um programa simples, funcional e bem desenvolvido.

Criar as EAPs pode ser até divertido para alguns. Pode ser feito utilizando o mouse ou segurando a tecla ALT e as teclas direcionais. Além do desenho da EAP, o WBS Chart Pro também oferece Caminho Crítico, Controle de Progresso, de Recursos, Custo & Cronograma, Marcos e algumas outras informação sobre as atividades.

Um de seus pontos fortes é a integração com o MS Project. O WBS Chart Pro pode criar uma EAP diretamente de um arquivo do MS Project com apenas um click que por si já é motivo soficiente para dar uma conferida nesse produto, que pode ser baixado em versão demo no site do desenvolvedor. Para aqueles que não trabalham com o software da Microsoft, o WBS Chart Pro também abre os formatos TXT e MPX. A opção de abrir arquivos XML, entretanto expandiria o leque de opções para praticamente todos os softwares baseado-concorrentes do MS Project. Existe também um botão que permite iniciar o software irmão do WBS Chart Pro, o PERT Chart Expert (tópico do nosso próximo review).

O registro, entretanto fica bem salgado, U$ 199,00 por cópia do produto + despesas de postagem. Pode-se optar por apenas receber a licença do produto para evitar as despesas de envio.

EAP: A EAP é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. A EAP organiza e define o escopo total do projeto. A EAP subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, em que cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. É possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado contido nos componentes de nível mais baixo da EAP, denominados pacotes de trabalho.
A EAP representa o trabalho especificado na declaração do escopo do projeto atual aprovada. Os componentes que compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar as entregas (Seção 4.4.3.1) do projeto. PMBOK, pg. 112.

Info

WBS Chart Pro

Versão: 4.7
Tamanho: 2.5MB
Fabricante: Critical Tools, Inc
Licença: Proprietária
Plataformas: MS Windows
Valor: $199,00
Site: http://www.criticaltools.com/

Score

Funções: 5
Facilidade: 4
Custo X Benefício: 3

Recomendação: Se você é uma pessoa visual, este software pode ser muito útil. Integrado ao MS Project ele cria as EAPs instantaneamente. Se você for uma empresa ou uma ONG, é uma boa opção. Consultores independentes podem querer utilizar a versão demo, mas o registro pode não valer a pena.

Contras: Licença muito cara para um software de poucas funções. Sem instalação ou manual em Português. Sem suporte a arquivos XML.

Open Workbench

Neste Review vamos falar sobre o Open Workbench (OWB), mais uma iniciativa freeware para gerenciamento de projetos. Patrocinado pela CA Clarity, o Open Workbench é uma alternativa robusta ao MS Project, trazendo muitas opções, como Gerenciamento de Recursos, Caminho Crítico, Controle por Etapas e muito mais.

É necessário se cadastrar no site para efetuar o download do software (disponível e dois builts – 1.1.6 e 1.1.4, cada um para sua respectiva versão do Java). Um detalhe curioso sobre o site: Ele traz um contador que estima o quanto deixou de ser gasto e licenças do MS Project baseado em downloads do OWB. Vamos falar apenas do 1.1.6 neste review. O instalador tem 10.7mb e o programa ocupa 20mb no HD. Com opções de instalação em Inglês, Alemão e Francês, o Open Workbench é instalado e exatos 6 clicks. Desta vez, nós falantes do bom e velho Português fomos deixados de fora. A lista de exclusões não fica por ai. O OWB é um aplicativo para Windows. Outros SOs não são suportados.

Após a splashscreen (que me lembrou em algo o Open Office) o programa abre com uma Tip of the Day (Dica do Dia) sobre suas funcionalidades. Depois disso, somos jogados diretamente na interface do OWB. Sua interface é limpa porém, em alguns momentos, o programa não é tão intuitivo quanto se espera, mas isso não é um problema: O Open Workbench é simples e uma vez que o caminho para certa função/resultado é aprendido, o mistério acaba.

O Open Workbench tem várias funções, divididas entre as abas Favorites (Favoritos), Planning (Planejamento), Executing (Execução), Controlling (Controle) e Filters & Sorts (Filtros e Categorias). O leque de funcionalidades vai do famoso e querido GanttChart, passando pelo CPM e Controle de Status das Atividades, sendo um ponto interessante o fato de que o caminho crítico é indicado na lista de atividades já na aba Gantt Chart. Outra parte interessante do software são as funções da aba Controlling, que trazem desde informações sobre o trabalho já realizado indo até análises do desempenho do projeto.

O Open Workbench suporta os formatos RMP e XML. Entretanto, tentativas de abrir XMLs gerados no Open Workbench com o MS Project 2007 foram mal-sucedidas. Pode ter sido um problema no meu sistema ou realmente um bug do programa.

Fechamos este review com mais um modelo de planejamento, desta vez do Open Workbench. A template é novamente o planejamento deste Review, mas devido a simplicidade do projeto, muitas funções não foram usadas: Review.rmp.

Até a próxima!

Info
OpenWorkbench

Versão: 1.1.6
Tamanho: 20MB
Fabricante: OWB team, CA Clarity
Licença: Open Source
Plataformas: MS Windows
Valor: R$ 0,00
Site: http://www.openworkbench.org/

Score
Funções: 5
Facilidade: 3
Custo X Benefício: 4

Recomendação: Oferece gerenciamento de projetos em alto nível de detalhamento. Bom para organizações de médio à grande porte, apropriado para projetos que exijam maior atenção dos gerentes de projeto e dos executivos da empresa; ONGs que necessitam de uma ferramenta estável para gerenciamento de projetos complexos; Consultores em Gerenciamento de Projetos; PMOs.

Contras: Sem instalação ou manual em Português.

GanttProject

GanttProjectE aqui vamos nós com o primeiro review de ferramentas para Gerenciamento de Projetos. A ferramenta que vou apresentar para vocês é uma opção software livre e código aberto ao MSProject, o Gantt Project.

Em sua versão 2.0.7, o Gantt Project está disponível para as principais plataformas comerciais, bem como para o Linux. A versão usada para este review é a disponibilizada para o MS Windows. O instalador não passa de 9Mbs, e o programa em si não ocupa mais de 15Mbs do seu disco rígido. Comparando com o concorrente da Microsoft, o GanttProject é mais econômico em todos os aspectos, dispondo-se a oferecer os recursos mais usados do MS Project, cujo apenas 20% das funções são utilizadas pela maioria das pessoas, segundo os autores. O GanttProject suporta os arquivos .gan e .xml, podendo Exportar e Importar dados de arquivos .mpp do MS Project.

No quesito portabilidade, importar um modelo do GanttProject para o MS Project 2007 foi possível sem perda de dados, porém o MS Project relatou alguns erros.

Leve e de rápida inicialização, o programa abre com uma dica a respeito de suas funcionalidades. A tela inicial é muito similar à do MS Project. Ele possui um Assistente de Projetos que roda assim que pedimos um novo projeto (Projeto > Novo). Em 3 passos, você informa ao programa as características principais do seu projeto. Um detalhe aqui é que no 3º passo, ele pergunta qual o calendário que deve ser usado, levando em consideração os feriados e finais de semana.

Em Configurações, pode-se adicionar as funções que cada membro do time desempenhará. Entretanto, na aplicação que utilizamos para este review, a janela de Configurações estava desconfigurada, e muito da opção Gráfico de Gantt não pode ser lido. Isso pôde ser contornado acessando a mesma janela com um right-click sobre o gráfico (Opções de Gráfico).

A construção do gráfico, bem como da lista de atividades é bem fácil, entretanto o programa é meio teimoso quanto as datas de início/fim das mesmas, podendo ser um pouco complicado lidar com finais de semana no GanttProject.

Com o botão de rolagem do mouse, pode-se alterar a forma de exibição do tempo no gráfico, exibindo simplesmente os meses na qual a tarefa se encontra até um nível maior de detalhamento, com a semana e o dia em que elas ocorrem.

Para projetos que precisam ser gerenciados remotamente o GanttProject traz duas funções interessantes. A primeira é a possibilidade de salvar e carregar o arquivo diretamente de um servidor (Projetos > Servidor Web). Com suporte a login e senha, o programa permite acesso seguro a informações do projeto de qualquer lugar. A outra funcionalidade, é a simples chamada do cliente de email padrão com um click do mouse, agilizando a comunicação com os membros do time.

Além disso, o GanttProject também traz funções nativas de Caminho Crítico e de Gráfico PERT, muito úteis para o gerenciamento de cronogramas e prazos de um projeto. Pessoalmente, eu acho que ainda cabe um pouco de polimento e ambas, mas é bom saber que estão lá.

Em resumo, o GanttProject ainda não substituirá o MS Project como ferramenta mais usada, porém é uma opção de qualidade e custo zero. Existe muito espaço para melhoria e muitas funções a serem adicionadas (Corrente Crítica? Scrum?). Fechamos este review com um modelo de planejamento feito no GanttProjet. A template é exatamente o planejamento deste Review, usando a maior quantidade possível de funções do GanttProject: Review.gan.

Até a próxima!

Info
GanttProject

Versão: 2.0.7
Tamanho: 15MB
Fabricante: GanttPorject.org
Licença: Freeware
Plataformas: MS Windows, Mac OSX, Linux
Valor: R$ 0,00
Site: http://ganttproject.biz/

Score
Funções:
Facilidade:
Custo X Benefício:

Recomendação: Bom para pequenas empresas que não tem necessidade de todas as funcionalidades do MS Office; ONGs que necessitam de uma ferramenta estável para gerenciamento de cronogramas; Consultores em Gerenciamento de Projetos.