RunRun.It – Review e Sorteio

httpv://www.youtube.com/watch?v=kOE2251CQaU

O RunRun.It é uma ótima ferramenta de controle de tarefas e colaboração online, com um viés muito forte em gestão de projetos, o RunRun.It tem uma pegada bem na linha do Scrum. É uma ferramenta 100% web que promete facilitar a vida de gerentes e líderes de times com uma interface simples e direta que permite sem muito esforço colocar todas as atividades de um projeto ou de um setor no sistema. Continue lendo “RunRun.It – Review e Sorteio”

Resposta PMP XI

Você foi recentemente contratado como gerente de projeto de um grande projeto de telecomunicações. Este projeto de um ano de duração está 50% concluído. O time de projeto consiste de 5 vendedores e 20 colaboradores. Você quer entender quem é responsável por fazer que atividades do projeto. Onde você deve encontrar esta informação?

Matriz de responsabilidades
Histograma de recursos
Gantt Chart
Organograma do projeto

Resposta Correta: Matriz de responsabilidades. Um Histograma de Recursos ilustra o número de horas em que uma pessoa, um departamento ou toda a equipe do projeto será necessária a cada semana ou mês durante o projeto, permitindo determinar se a alocação dos mesmos é eficiente ou se existe necessidade de um Nivelamento de Recursos; o Organograma do Projeto é apenas uma representação gráfica das relações hierárquicas daqueles envolvidos com o projeto; o Gráfico de Gantt mostra as relações de dependência entre as atividades do projeto e, dependendo do software/técnica utilizada, pode mostrar os recursos alocados nas mesmas, mas não os responsáveis por elas, que podem ser uma outra pessoa que não o executor direto.

Matriz de Resposabilidades: “Uma matriz de responsabilidades (MR) é usada para ilustrar as conexões entre um trabalho que precisa ser realizado e membros da equipe do projeto. Em projetos maiores, é possível desenvolver as MRs em vários níveis. Por exemplo, uma MR de alto nível pode definir os grupos ou unidades da equipe do projeto responsáveis pelos componentes da EAP, enquanto MRs de nível mais baixo são usadas dentro do grupo para atribuir funções, responsabilidades e níveis de autoridade para atividades específicas. O formato matricial, às vezes chamado de tabela, permite visualizar todas as atividades associadas a uma pessoa ou todas as pessoas associadas a uma atividade.” PMBoK, Pg. 206. Em resumo, a matriz de responsabilidade mostra quem é o responsável pelo que no decorrer de um projeto e a quem estas pessoas tem de se reportar.

O Nivelamento de Recursos é uma técnica de análise de rede do cronograma aplicada a um modelo de cronograma que já foi analisado pelo método do caminho crítico. O nivelamento de recursos é usado para abordar as atividades do cronograma que precisam ser realizadas para atender às datas de entrega especificadas, para abordar situações em que recursos necessários críticos ou compartilhados estão disponíveis somente em determinados períodos ou em quantidades limitadas ou para manter a utilização de recursos selecionados em um nível constante durante períodos de tempo específicos do trabalho do projeto.

Lembre-se que as respostas para a certificação devem ser escolhidas sempre pensando na melhor resposta possível.

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Open Workbench

Neste Review vamos falar sobre o Open Workbench (OWB), mais uma iniciativa freeware para gerenciamento de projetos. Patrocinado pela CA Clarity, o Open Workbench é uma alternativa robusta ao MS Project, trazendo muitas opções, como Gerenciamento de Recursos, Caminho Crítico, Controle por Etapas e muito mais.

É necessário se cadastrar no site para efetuar o download do software (disponível e dois builts – 1.1.6 e 1.1.4, cada um para sua respectiva versão do Java). Um detalhe curioso sobre o site: Ele traz um contador que estima o quanto deixou de ser gasto e licenças do MS Project baseado em downloads do OWB. Vamos falar apenas do 1.1.6 neste review. O instalador tem 10.7mb e o programa ocupa 20mb no HD. Com opções de instalação em Inglês, Alemão e Francês, o Open Workbench é instalado e exatos 6 clicks. Desta vez, nós falantes do bom e velho Português fomos deixados de fora. A lista de exclusões não fica por ai. O OWB é um aplicativo para Windows. Outros SOs não são suportados.

Após a splashscreen (que me lembrou em algo o Open Office) o programa abre com uma Tip of the Day (Dica do Dia) sobre suas funcionalidades. Depois disso, somos jogados diretamente na interface do OWB. Sua interface é limpa porém, em alguns momentos, o programa não é tão intuitivo quanto se espera, mas isso não é um problema: O Open Workbench é simples e uma vez que o caminho para certa função/resultado é aprendido, o mistério acaba.

O Open Workbench tem várias funções, divididas entre as abas Favorites (Favoritos), Planning (Planejamento), Executing (Execução), Controlling (Controle) e Filters & Sorts (Filtros e Categorias). O leque de funcionalidades vai do famoso e querido GanttChart, passando pelo CPM e Controle de Status das Atividades, sendo um ponto interessante o fato de que o caminho crítico é indicado na lista de atividades já na aba Gantt Chart. Outra parte interessante do software são as funções da aba Controlling, que trazem desde informações sobre o trabalho já realizado indo até análises do desempenho do projeto.

O Open Workbench suporta os formatos RMP e XML. Entretanto, tentativas de abrir XMLs gerados no Open Workbench com o MS Project 2007 foram mal-sucedidas. Pode ter sido um problema no meu sistema ou realmente um bug do programa.

Fechamos este review com mais um modelo de planejamento, desta vez do Open Workbench. A template é novamente o planejamento deste Review, mas devido a simplicidade do projeto, muitas funções não foram usadas: Review.rmp.

Até a próxima!

Info
OpenWorkbench

Versão: 1.1.6
Tamanho: 20MB
Fabricante: OWB team, CA Clarity
Licença: Open Source
Plataformas: MS Windows
Valor: R$ 0,00
Site: http://www.openworkbench.org/

Score
Funções: 5
Facilidade: 3
Custo X Benefício: 4

Recomendação: Oferece gerenciamento de projetos em alto nível de detalhamento. Bom para organizações de médio à grande porte, apropriado para projetos que exijam maior atenção dos gerentes de projeto e dos executivos da empresa; ONGs que necessitam de uma ferramenta estável para gerenciamento de projetos complexos; Consultores em Gerenciamento de Projetos; PMOs.

Contras: Sem instalação ou manual em Português.

GanttProject

GanttProjectE aqui vamos nós com o primeiro review de ferramentas para Gerenciamento de Projetos. A ferramenta que vou apresentar para vocês é uma opção software livre e código aberto ao MSProject, o Gantt Project.

Em sua versão 2.0.7, o Gantt Project está disponível para as principais plataformas comerciais, bem como para o Linux. A versão usada para este review é a disponibilizada para o MS Windows. O instalador não passa de 9Mbs, e o programa em si não ocupa mais de 15Mbs do seu disco rígido. Comparando com o concorrente da Microsoft, o GanttProject é mais econômico em todos os aspectos, dispondo-se a oferecer os recursos mais usados do MS Project, cujo apenas 20% das funções são utilizadas pela maioria das pessoas, segundo os autores. O GanttProject suporta os arquivos .gan e .xml, podendo Exportar e Importar dados de arquivos .mpp do MS Project.

No quesito portabilidade, importar um modelo do GanttProject para o MS Project 2007 foi possível sem perda de dados, porém o MS Project relatou alguns erros.

Leve e de rápida inicialização, o programa abre com uma dica a respeito de suas funcionalidades. A tela inicial é muito similar à do MS Project. Ele possui um Assistente de Projetos que roda assim que pedimos um novo projeto (Projeto > Novo). Em 3 passos, você informa ao programa as características principais do seu projeto. Um detalhe aqui é que no 3º passo, ele pergunta qual o calendário que deve ser usado, levando em consideração os feriados e finais de semana.

Em Configurações, pode-se adicionar as funções que cada membro do time desempenhará. Entretanto, na aplicação que utilizamos para este review, a janela de Configurações estava desconfigurada, e muito da opção Gráfico de Gantt não pode ser lido. Isso pôde ser contornado acessando a mesma janela com um right-click sobre o gráfico (Opções de Gráfico).

A construção do gráfico, bem como da lista de atividades é bem fácil, entretanto o programa é meio teimoso quanto as datas de início/fim das mesmas, podendo ser um pouco complicado lidar com finais de semana no GanttProject.

Com o botão de rolagem do mouse, pode-se alterar a forma de exibição do tempo no gráfico, exibindo simplesmente os meses na qual a tarefa se encontra até um nível maior de detalhamento, com a semana e o dia em que elas ocorrem.

Para projetos que precisam ser gerenciados remotamente o GanttProject traz duas funções interessantes. A primeira é a possibilidade de salvar e carregar o arquivo diretamente de um servidor (Projetos > Servidor Web). Com suporte a login e senha, o programa permite acesso seguro a informações do projeto de qualquer lugar. A outra funcionalidade, é a simples chamada do cliente de email padrão com um click do mouse, agilizando a comunicação com os membros do time.

Além disso, o GanttProject também traz funções nativas de Caminho Crítico e de Gráfico PERT, muito úteis para o gerenciamento de cronogramas e prazos de um projeto. Pessoalmente, eu acho que ainda cabe um pouco de polimento e ambas, mas é bom saber que estão lá.

Em resumo, o GanttProject ainda não substituirá o MS Project como ferramenta mais usada, porém é uma opção de qualidade e custo zero. Existe muito espaço para melhoria e muitas funções a serem adicionadas (Corrente Crítica? Scrum?). Fechamos este review com um modelo de planejamento feito no GanttProjet. A template é exatamente o planejamento deste Review, usando a maior quantidade possível de funções do GanttProject: Review.gan.

Até a próxima!

Info
GanttProject

Versão: 2.0.7
Tamanho: 15MB
Fabricante: GanttPorject.org
Licença: Freeware
Plataformas: MS Windows, Mac OSX, Linux
Valor: R$ 0,00
Site: http://ganttproject.biz/

Score
Funções:
Facilidade:
Custo X Benefício:

Recomendação: Bom para pequenas empresas que não tem necessidade de todas as funcionalidades do MS Office; ONGs que necessitam de uma ferramenta estável para gerenciamento de cronogramas; Consultores em Gerenciamento de Projetos.