10 Dicas para Reuniões Eficientes

Reuniões Eficientes
Reuniões Eficientes!

Num mundo ideal, você entraria na sala de reunião e só precisaria se preocupar os assuntos a serem tratados, em receber as informações dos membros da equipe de projetos e tomar as decisões necessárias para que o projeto continue nos trilhos.

Mas nem sempre isso acontece. Quem já saiu de uma sala de reunião com a sensação de que perdeu horas do seu dia debatendo o sexo dos anjos sabe disso. Nem toda reunião sai como o esperado. E nem toda reunião que sai como o esperado é eficiente. Neste artigo, vamos apresentar 10 dicas para garantir que você, ao entrar na sala de reunião, só se preocupe com uma coisa: focar na tomada de decisões. Boa leitura! Continue lendo “10 Dicas para Reuniões Eficientes”

Gerenciamento Móvel – Blackberry

Que comunicação é a área em que os gerentes de projeto usam a maior parte do seu tempo nós já estamos carecas de saber. Muitas vezes o time ou o patrocinador não estão a disposição do gerente e a única solução é sacar um telefone ou mandar uma Email (ou um fax, dependendo de onde se trabalha). Com o passar dos anos, a tecnologia está se tornando cada vez mais versátil e compacta mas ainda existem situações onde carregar um notebook (ou netbook) não é prático. A solução? Smartphones. Milagrosas caixinhas capazes de levar informações onde nenhum notebook gostaria de estar, e garantidamente muito mais práticas, funcionais e leves que seus primos.

Neste artigo, vamos falar de um dos principais modelos no mercado corporativo internacional, que está começando a dar as caras de verdade aqui no Brasil, o Blackberry, da Research In Motion (RIM). Não vou me ater a detalhes como market share (algo como 40%) nem detalhes sobre como a companhia surgiu. Basta dizer que em 2009, um certo modelo de Blackberry foi o celular mais vendido do mercado americano: vamos falar sobre como esta linha de smartphones pode facilitar a sua vida como Gerente de Projetos.

BIS e BES

Blackberry Curve 8900
Blackberry Curve 8900

Blackberries são conhecidos por sua segurança e mobilidade. Uma vez registrado no serviço, você terá acesso a Internet direto do aparelho, através de uma conexão segura (leia-se encriptada) de 128kb. Para grandes empresas que decidem adotar a solução Blackberry, a RIM fornece o BES – Blackberry Enterprise Service, que pode ser integrado a sistemas Novell GroupWise, IBM Lotus Notes e Microsoft Exchange. O BIS – Blackberry Internet Server, oferecido pelas operadores de telefonia celular para o consumidor final (e é aqui que cuidado e pesquisa são necessários) lhe permite configurar até 10 contas de email, sejam webmails, IMAP ou POP3.

Ok, então você pode “surfar” com um Blackberry. Só isso? Não. Além da segurança de dados, seus email são enviados diretamente para o aparelho, serviço conhecido como PUSH Mail (em teoria, o envio é instantâneo, mas isso vai depender das condições do sinal da operadora), o que lhe poupa tempo ao longo do dia e lhe permite um “tempo-de-resposta” menor para emails críticos e uma possibilidade de melhoria no processo de tomada de decisão.

BESX
BESX

Recentemente foi lançada também uma solução intermediária voltada para pequenos e médios negócios, o Blackberry Enterprise Server Express (BESX), que oferece os mesmos serviços da plataforma BES, sem nenhum custo para que já tem a infraestrutura (um servidor MS Exchange, um ou mais aparelhos e um negócio).

Segurança

Image você correndo por ai, de Blackberry na mão, resolvendo todos os problemas de seus projetos, disparando ordens e soluções via email e carregando todos seus arquivos em seu cartão de memória (dependendo do sistema operacional no aparelho, ele suporta cartões de até 32GB)… E alguém rouba seu Blackberry. Ou você o deixa cair dentro do táxi. Ou o esquece na mesa do restaurante. Todos os documentos do projeto, todas as informações confidenciais de um novo produto, as suas fotos daquele final de semana em Fernando de Noronha… tudo perfeitamente seguro, encriptado a 128bits e protegido (ou não) com uma senha escolhida por você. E se o “cracker” insistir em quebrar sua senha, o aparelho se formata sozinho. É pouco? Se você for um usuário corporativo e estiver em uma solução BES, o administrador da rede pode ainda tentar localizar o aparelho (supondo que ele tenha funções de GPS).

Funcionalidades nativas. O que ele faz, saindo da caixa?

Os aparelhos Blackberry possuem uma coleção de aplicativos que são muito uteis, aqui os mais práticos dos pré-instalados.

Blackberry Curve 8520
Blackberry Curve 8520

Calendário: Com 3 modos de exibição (dia, mês e agenda), o aplicativo de Calendário do Blackberry lhe permite manter uma agenda organizada bem como gerenciar tarefas. Ele permite também sincronizar tarefas/compromissos do computador utilizando o MS Outlook e/ou o Google Calendar. E ele ainda lhe avisa dos compromissos (se você assim pedir, claro)!

Contatos: Esqueça aquelas listas de contato com telefones de casa e trabalho. No Blackberry você pode armazenar as mais diversas informações sobre seus contatos, do básico como nome, telefone e email até contas de usuário associadas a ele e observações. Novamente você pode sincronizar com o MS Outlook e/ou Google Contacts, tornando o processo muito simples e prático.

Tarefas: Outro aplicativo nativo que facilita a vida. Com ele você pode anotar tarefas e gerenciar seu andamento (Não Iniciada, Em Andamento, Concluída, Em Espera ou Adiada), determinar datas de início e termino, recorrência (boa para reuniões de acompanhamento e status) entre outros detalhes. Um toque do qual eu gosto muito é o fato de que as Tarefas aparecem no Calendário, facilitando assim que não nos esqueçamos delas!

Gravador de Voz: Lhe permite gravar notas (lembra dos vilões de filme, pois é) para você mesmo. Certos momentos é muito mais fácil sacar um Blackberry e dizer “Nota: Rever riscos da tarefa X” do que escrever a nota. O Blackberry tem um aplicativo para isso, o Bloco de Notas, mas este não traz nenhuma funcionalidade extra. Você pode também enviar estas “audio-notas” via email para você ou outras pessoas.

Blackberry Curve 8310
Blackberry Curve 8310

Wi-Fi/GPS/Bluetooth: Dependendo do modelo e da necessidade do usuário, o Blackberry pode ter uma ou mais destas funcionalidades. Modelos mais caros (os high-ends), como o Bold 9000, Bold 9700, Storm 2 e Curve 8900 possuem todas estas opções de conectividade. Outros modelos costumam vir com Bluetooth e WiFi ou Bluetooth e GPS (modelos xx20 e xx10 respectivamente).

Tether Modem: Muitos modelos trazem ainda uma função que poucos conhecem: o tethering, a habilidade de utilizar o aparelho como modem. Em bom Português, você utiliza sua conexão BIS/BES para acessar a Internet de um computador ou laptop. Essa habilidade é muito útil naquelas situações onde você precisa de acesso a internet e do notebook para programas do qual o Blackberry não dispõe. Edit: 03/11/09. E eu estou postando esse edit utilizando essa feature. Que show esse celular.

Para conhecer mais modelos e suas funcionalidades, visite o site oficial do Blackberry ou a Loja GP.

Aplicativos de Gerenciamento de Projetos

Fora isso, você ainda pode procurar pela Internet por outros aplicativos que sejam uteis para o seu dia-a-dia. Pessoalmente, eu acho que poderiam existir mais aplicativos dentro de Gerenciamento de Projetos para os aparelhos da RIM, mas os que existem quebram um grande galho, permitindo-nos um controle maior do que teríamos sem eles. Para facilitar a vida de vocês leitores do Papo GP, vai uma lista de alguns dos aplicativos que eu achei mais refinados e algumas outras coisas que são sempre boas de se ter a mão, ou melhor, no cartão de memória do seu Blackberry.

Documents To Go Premium Edition
DataViz
$69.99

Docs2Go Premium lhe permite abrir, editar e criar documentos do MS Office, Word, Excel e PowerPoint. A versão Premium ainda lhe permite ver arquivos PDF (desde que não estejam encriptados a 128bits, então nada de PMBoK no Blackberry… Edit: Era um problema de atualização de sistema operacional, é possível acessar o PMBoK do Blackberry). Sua versão mais atual, a 2.0, lhe permite ainda sincronizar documentos entre o computador e o aparelho. A versão gratuita (1.0.0.8) costuma vir instalada em aparelhos com SO 4.6 ou superior e permite ler/editar documentos.

The PM PrepCast
The PM PrepCast

The Project Management PrepCast
OSP International
$99.97

Que tal um curso completo para certificação PMP no seu bolso? Pronto para estudar, onde quer que você vá? The Project Management PodCast lhe oferece mais do que as 35 horas exigidas pelo PMI (leia o review aqui). O videocast de treinamento em gerenciamento de projetos, além de uma ótima forma de estudar, é bastante divertido.

PM Flash Cards
PM Flash Cards

Project Management eFlash Cards
$29.99

Flash Cards são cartões com perguntas e respostas, perfeitas revisões e para aqueles momentos como filas de banco, engarrafamentos em São Paulo e surtos de insônia. As PM eFlash Cards foram feitas para testar o quanto você está preparado para a Certificação PMP. São mais de 1500 perguntas, indo dos conceitos básicos até as mais complexas situações.

ToDoMatrix Professional
REXwireless
$59.95

Uma ferramenta poderosa para gerenciamento de tarefas em qualquer nivel (familiar, pessoal, comercial) e até mesmo lhe permite a capacidade de delegar tarefas. O ponto forte desse aplicativo é sua inter-atividade com as funções nativas do Blackberry. Ele pode transformar qualquer informação de um aplicativo em um tarefa e incluí-la em um projeto.

WBSApplication
Xipres Software
$9.99

Crie estruturas analíticas de projeto (EAPs) com facilidade. O software é bem simples, mas lhe permite gerenciar tarefas, dependências, recursos e custos (até um módulo de valor agregado ele tem). Mas nada de gráfico, o aplicativo utiliza a estrutura simples de tópicos (1.; 1.1; 1.1.1 etc). É possível enviar a EAP criada com esse aplicativo par um endereço de e-mail e a partir dai, importar para um software de gerenciamento de cronogramas, como O GanttProject ou MS Project. Pessoalmente, eu gostei muito deste aplicativo. A Xipres Software, em nota, prometeu melhorias significativas para a próxima versão.

PMP Processes
PMChampion.com
$9.99

Que tal ter o PMBoK 4ª edição sempre ao alcance de um clique? Com este aplicativo, você tem acesso aos 42 processos, suas ferramentas e técnicas, bem como um guia que lhe permite entender melhor o fluxo de informações dentro do ciclo de vida do projeto.

Upvise
Unyverse Pte Ltd
$49.99

Upvise lhe permite criar e gerenciar tarefas tanto do Blackberry quanto de uma aplicação nas núvens. Ainda traz muitas outras ferramentas, como leitor de RSS Feed, backup de contatos e uma ferramenta de CRM. É sem sombra de dúvida um dos melhores applicativos para quem quer usar o Blackberry para trabalhar. Usando este link, aqui do Papo GP, você pode fazer uma avaliação de dois meses gratúita de todas as funções do Upvise, antes de decidir se vai ou não assinar o pacote Premium.

Mobile Project Manager
DeTech Systems LLC
$5.99

E para aqueles que estavam se perguntando “e suporte ao MS Project, tem“? Mobile Project Manager, lhe permite abrir, criar e editar arquivos do MS Office Project 2007 (em formato XML), bem como importar projetos para arquivos XML, de forma a suportar uma quantidade ainda maior de applicações (como Openworkbench, GanttProject e OpenProject).

Curve Family
Curve Family

Conclusão. O Blackberry como facilitador de comunicação, organização e gerenciamento de projetos/pessoas é uma ferramenta poderosa. Suas funções nativas, somadas a ampla gama de dispositivos e aplicativos permite um nível de costumização que deve agradar a quase todos. Os aparelhos no entanto ainda são caros (menos o Curve 8520, que pela VIVO sai por R$396,00) e para utilizar completamente seu poder de fogo, é necessário adicionar ao custo mensal o pacote BIS (a não ser que sua empresa esteja implementando o Blackberry como solução de comunicação, com o BES). Nem todos os aplicativos são gratuitos, e alguns não possuem versões de avaliação, tornando a escolha de aplicativos um pouco como “atirar no escuro”. Apesar disso, o aparelho é estável, confiável, e com bom desempenho da bateria.

SCORE

Funcionalidades 5
Aplicativos 4
Custo x Benefício 4.5

Gostou do aparelhinho? Você pode adquirir o seu aqui mesmo, na Loja GP!