10 Dicas para Reuniões Eficientes

Reuniões Eficientes
Reuniões Eficientes!

Num mundo ideal, você entraria na sala de reunião e só precisaria se preocupar os assuntos a serem tratados, em receber as informações dos membros da equipe de projetos e tomar as decisões necessárias para que o projeto continue nos trilhos.

Mas nem sempre isso acontece. Quem já saiu de uma sala de reunião com a sensação de que perdeu horas do seu dia debatendo o sexo dos anjos sabe disso. Nem toda reunião sai como o esperado. E nem toda reunião que sai como o esperado é eficiente. Neste artigo, vamos apresentar 10 dicas para garantir que você, ao entrar na sala de reunião, só se preocupe com uma coisa: focar na tomada de decisões. Boa leitura! Continue lendo “10 Dicas para Reuniões Eficientes”

That PM Game

A vida de gerente de projetos pode ser verdadeiramente estressante… Então por que não jogar um pouco pra relaxar? Algo que tire sua cabeça do nervosismo do trabalho, dos recursos incompetentes, dos cronogramas surreais, das demandas inconsequentes e dos orçamentos sem sentido?

That PM Game
That PM Game

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10 Dicas para MS Office Project 2007

O Microsoft Office Project é uma das ferramentas de Gerenciamento de Projetos mais usadas hoje em dia e a versão 2007 traz grandes avanços comparado com a versão anterior (e o MS Project 2010 já está no forno). Neste artigo, vão algumas dicas para facilitar seu dia a dia com esta poderosa ferramenta.

  • Em Ferramentas > Opções, selecione “Mostrar tarefa de resumo do projeto”. Assim você adiciona a “linha 0”, ao seu projeto;
  • Acostume-se a preencher o campo Resumo. Isso facilita que uma visão geral a respeito do projeto possa ser rapidamente acessada. Em conjunto com a dica anterior, já insere o nome do projeto na “linha 0”;
  • Tire vantagem da habilidade do MS Project de se ajustar a mudanças. Quando inserir uma atividade, procure determinar a duração da mesma e suas dependências, deixando o Project cuidar do resto;
  • Aproveite-se de colunas extras! Clicando com o botão direito sobre o título de qualquer coluna, você pode adicionar colunas extras com “Inserir Coluna…”;
  • Para mostrar a numeração das tarefas, como numa EAP, “Inserir Coluna…” > Nome do Campo = EDT e Título = EAP;
  • Facilite sua vida com atalhos no teclado. Para fazer uma tarefa subordinada a outra, selecione a tarefa, segure SHIFT+ALT+Seta para Direita. Para subir uma tarefa um nível na EAP, SHIFT+ALT+Seta para ESQUERDA;
  • A tecla insert adiciona uma tarefa, diretamente acima da tarefa selecionada;
  • Utilize o Assistente de Gráfico de Gantt, e habilite datas e caminho crítico no seu gráfico;
  • Não crie dependências entre tarefas resumo e atividades. Isso cria problemas para o entendimento e deixa seu gráfico com aparência pouco profissional. Dependências, somente entre atividades.
  • Faça os ajustes finais utilizando a coluna de informações (com o i num círculo azul). Lá você pode fornecer ao MS Project mais informações sobre as atividades (ela abre a aba Avançado das propriedades da tarefa), como datas de início e término específicas entre outras informações.

O Project é uma ferramenta incrível de gerenciamento de cronogramas, e cada vez mais a equipe responsável pelo software tenta incluir mais e mais funcionalidades. Você pode ainda incrementar seus uso com Add-Ons que permitem ao Project lidar com coisas que não estava programado para entender, como os buffers da corrente crítica, entre outras coisas. Uma ultima dica, lembre-se sempre de que as tarefas são executadas por recursos humanos e que de nada adianta um cronograma perfeito, um gráfico de gantt organizado se as tarefas forem mal distribuídas e os recursos sobrecarregados.

E você? Tem alguma dica para MS Project 2007? Comenta ai!

Leia também:
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Treinamento Online MS Project

WBS Chart Pro

O WBS Char Pro é uma ferramenta para… Criar WBSs, as Work Breakdown Structures, famosas Estruturas Analíticas de Projeto. Desenvolvido pela Critical Tools, Inc. como uma alternativa ao trabalho manual em softwares de edição de imagens para a criação de WBSs apresentáveis.

Como de costume, o WBS Chart PRO abre com uma Dica sobre suas funcionalidades. O software é leve, o instalador tem apenas 2.5mb e o programa ocupa menos de 7mb do HD. De interface intuitiva, o WBS CHart Pro exige menos de 10 minutos para ser dominado. É realmente um programa simples, funcional e bem desenvolvido.

Criar as EAPs pode ser até divertido para alguns. Pode ser feito utilizando o mouse ou segurando a tecla ALT e as teclas direcionais. Além do desenho da EAP, o WBS Chart Pro também oferece Caminho Crítico, Controle de Progresso, de Recursos, Custo & Cronograma, Marcos e algumas outras informação sobre as atividades.

Um de seus pontos fortes é a integração com o MS Project. O WBS Chart Pro pode criar uma EAP diretamente de um arquivo do MS Project com apenas um click que por si já é motivo soficiente para dar uma conferida nesse produto, que pode ser baixado em versão demo no site do desenvolvedor. Para aqueles que não trabalham com o software da Microsoft, o WBS Chart Pro também abre os formatos TXT e MPX. A opção de abrir arquivos XML, entretanto expandiria o leque de opções para praticamente todos os softwares baseado-concorrentes do MS Project. Existe também um botão que permite iniciar o software irmão do WBS Chart Pro, o PERT Chart Expert (tópico do nosso próximo review).

O registro, entretanto fica bem salgado, U$ 199,00 por cópia do produto + despesas de postagem. Pode-se optar por apenas receber a licença do produto para evitar as despesas de envio.

EAP: A EAP é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. A EAP organiza e define o escopo total do projeto. A EAP subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, em que cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. É possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado contido nos componentes de nível mais baixo da EAP, denominados pacotes de trabalho.
A EAP representa o trabalho especificado na declaração do escopo do projeto atual aprovada. Os componentes que compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar as entregas (Seção 4.4.3.1) do projeto. PMBOK, pg. 112.

Info

WBS Chart Pro

Versão: 4.7
Tamanho: 2.5MB
Fabricante: Critical Tools, Inc
Licença: Proprietária
Plataformas: MS Windows
Valor: $199,00
Site: http://www.criticaltools.com/

Score

Funções: 5
Facilidade: 4
Custo X Benefício: 3

Recomendação: Se você é uma pessoa visual, este software pode ser muito útil. Integrado ao MS Project ele cria as EAPs instantaneamente. Se você for uma empresa ou uma ONG, é uma boa opção. Consultores independentes podem querer utilizar a versão demo, mas o registro pode não valer a pena.

Contras: Licença muito cara para um software de poucas funções. Sem instalação ou manual em Português. Sem suporte a arquivos XML.

Open Workbench

Neste Review vamos falar sobre o Open Workbench (OWB), mais uma iniciativa freeware para gerenciamento de projetos. Patrocinado pela CA Clarity, o Open Workbench é uma alternativa robusta ao MS Project, trazendo muitas opções, como Gerenciamento de Recursos, Caminho Crítico, Controle por Etapas e muito mais.

É necessário se cadastrar no site para efetuar o download do software (disponível e dois builts – 1.1.6 e 1.1.4, cada um para sua respectiva versão do Java). Um detalhe curioso sobre o site: Ele traz um contador que estima o quanto deixou de ser gasto e licenças do MS Project baseado em downloads do OWB. Vamos falar apenas do 1.1.6 neste review. O instalador tem 10.7mb e o programa ocupa 20mb no HD. Com opções de instalação em Inglês, Alemão e Francês, o Open Workbench é instalado e exatos 6 clicks. Desta vez, nós falantes do bom e velho Português fomos deixados de fora. A lista de exclusões não fica por ai. O OWB é um aplicativo para Windows. Outros SOs não são suportados.

Após a splashscreen (que me lembrou em algo o Open Office) o programa abre com uma Tip of the Day (Dica do Dia) sobre suas funcionalidades. Depois disso, somos jogados diretamente na interface do OWB. Sua interface é limpa porém, em alguns momentos, o programa não é tão intuitivo quanto se espera, mas isso não é um problema: O Open Workbench é simples e uma vez que o caminho para certa função/resultado é aprendido, o mistério acaba.

O Open Workbench tem várias funções, divididas entre as abas Favorites (Favoritos), Planning (Planejamento), Executing (Execução), Controlling (Controle) e Filters & Sorts (Filtros e Categorias). O leque de funcionalidades vai do famoso e querido GanttChart, passando pelo CPM e Controle de Status das Atividades, sendo um ponto interessante o fato de que o caminho crítico é indicado na lista de atividades já na aba Gantt Chart. Outra parte interessante do software são as funções da aba Controlling, que trazem desde informações sobre o trabalho já realizado indo até análises do desempenho do projeto.

O Open Workbench suporta os formatos RMP e XML. Entretanto, tentativas de abrir XMLs gerados no Open Workbench com o MS Project 2007 foram mal-sucedidas. Pode ter sido um problema no meu sistema ou realmente um bug do programa.

Fechamos este review com mais um modelo de planejamento, desta vez do Open Workbench. A template é novamente o planejamento deste Review, mas devido a simplicidade do projeto, muitas funções não foram usadas: Review.rmp.

Até a próxima!

Info
OpenWorkbench

Versão: 1.1.6
Tamanho: 20MB
Fabricante: OWB team, CA Clarity
Licença: Open Source
Plataformas: MS Windows
Valor: R$ 0,00
Site: http://www.openworkbench.org/

Score
Funções: 5
Facilidade: 3
Custo X Benefício: 4

Recomendação: Oferece gerenciamento de projetos em alto nível de detalhamento. Bom para organizações de médio à grande porte, apropriado para projetos que exijam maior atenção dos gerentes de projeto e dos executivos da empresa; ONGs que necessitam de uma ferramenta estável para gerenciamento de projetos complexos; Consultores em Gerenciamento de Projetos; PMOs.

Contras: Sem instalação ou manual em Português.