10 Dicas para MS Office Project 2007

O Microsoft Office Project é uma das ferramentas de Gerenciamento de Projetos mais usadas hoje em dia e a versão 2007 traz grandes avanços comparado com a versão anterior (e o MS Project 2010 já está no forno). Neste artigo, vão algumas dicas para facilitar seu dia a dia com esta poderosa ferramenta.

  • Em Ferramentas > Opções, selecione “Mostrar tarefa de resumo do projeto”. Assim você adiciona a “linha 0”, ao seu projeto;
  • Acostume-se a preencher o campo Resumo. Isso facilita que uma visão geral a respeito do projeto possa ser rapidamente acessada. Em conjunto com a dica anterior, já insere o nome do projeto na “linha 0”;
  • Tire vantagem da habilidade do MS Project de se ajustar a mudanças. Quando inserir uma atividade, procure determinar a duração da mesma e suas dependências, deixando o Project cuidar do resto;
  • Aproveite-se de colunas extras! Clicando com o botão direito sobre o título de qualquer coluna, você pode adicionar colunas extras com “Inserir Coluna…”;
  • Para mostrar a numeração das tarefas, como numa EAP, “Inserir Coluna…” > Nome do Campo = EDT e Título = EAP;
  • Facilite sua vida com atalhos no teclado. Para fazer uma tarefa subordinada a outra, selecione a tarefa, segure SHIFT+ALT+Seta para Direita. Para subir uma tarefa um nível na EAP, SHIFT+ALT+Seta para ESQUERDA;
  • A tecla insert adiciona uma tarefa, diretamente acima da tarefa selecionada;
  • Utilize o Assistente de Gráfico de Gantt, e habilite datas e caminho crítico no seu gráfico;
  • Não crie dependências entre tarefas resumo e atividades. Isso cria problemas para o entendimento e deixa seu gráfico com aparência pouco profissional. Dependências, somente entre atividades.
  • Faça os ajustes finais utilizando a coluna de informações (com o i num círculo azul). Lá você pode fornecer ao MS Project mais informações sobre as atividades (ela abre a aba Avançado das propriedades da tarefa), como datas de início e término específicas entre outras informações.

O Project é uma ferramenta incrível de gerenciamento de cronogramas, e cada vez mais a equipe responsável pelo software tenta incluir mais e mais funcionalidades. Você pode ainda incrementar seus uso com Add-Ons que permitem ao Project lidar com coisas que não estava programado para entender, como os buffers da corrente crítica, entre outras coisas. Uma ultima dica, lembre-se sempre de que as tarefas são executadas por recursos humanos e que de nada adianta um cronograma perfeito, um gráfico de gantt organizado se as tarefas forem mal distribuídas e os recursos sobrecarregados.

E você? Tem alguma dica para MS Project 2007? Comenta ai!

Leia também:
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10 Dicas de Liderança
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10 Dicas para o Gerenciamento de Riscos

Treinamento Online MS Project

Treinamento Online MS Project

Microsoft Office Online oferece cursos e demos de software gratuitos.
Microsoft Office Online oferece cursos e demos de software gratuitos.

Passeando pela Internet hoje, no site da J2DA Consulting, descobri treinamentos gratuitos da Microsoft para sua solução empresarial, o MS Office, incluindo o MS Office Project.

O curso é simples, mas traz algumas dicas importantes para quem está iniciando em gerenciamento de projetos e/ou não tem muita experiência no uso da ferramenta.

Os cursos disponíveis em Português são:

Para acessar os cursos para o resto do Pacote Office 2007, clique aqui.

Não tem o MS Office Project 2007? Não tem problema, baixe uma versão Trial, gratuita por 60 dias, direto da Microsoft aqui.

Windows 7 – Lições Aprendidas

windows 7O novo sistema operacional da gigante do software Microsoft, o Windows 7, foi disponibilizado para testes no dia 5 de Maio de 2009, permitindo usuários de todo o mundo tenham acesso gratuito ao novo sistema operacional por um ano, quando o novo SO será oficialmente lançado.

Não somos um blog de tecnologia, mas não pude deixar de olhar para a situação com um viés de Gerenciamento de Projetos. Mas antes, vamos fazer uma rápida retrospectiva.

Sucessor do Windows XP, o Windows Vista foi mal recebido pelo público devido a questões que iam de instabilidade à recursos do sistema. Isso terminou por dar ao sistema uma reputação das piores (aclamado por muitos geeks como o maior fracasso da Microsoft após o Windows ME). Muitas empresas, assustadas com os reviews sobre os problemas do Vista, em especial no assunto compatibilidade (muitas aplicações simplesmente não rodam no Windows Vista), decidiram não migrar do XP para a nova plataforma, tornando o sistema operacional um fiasco financeiro maior do que sua terrível reputação junto aos usuários.

E o que isso tem a ver com gerenciamento de projetos? Bom, existe uma prática chamada Lições Aprendidas que me vem a cabeça toda vez que eu penso no 7. As Lições Aprendidas são um conjunto de informações que são coletadas durante a execução do projeto e compiladas ao seu termino, que são usadas para:

  • Minimizar o impacto de problemas já identificados em um projeto;
  • Listar os problemas que ocorreram num determinado projeto;
  • Listar as ações corretivas tomadas para resolver aqueles problemas;
  • Servir de base de dados para projetos do mesmo tipo;
  • Difundir as melhores práticas e soluções mais eficazes em gerenciamento de projetos;
  • Criar um repositório de dados (caso a empresa se valha de um PMO);

Agora vamos olhar para o que a Microsoft fez com o Vista:

Imposição de um sistema operacional pesado (8x a memória do XP, 13x o espaço em disco e um processador 3x mais forte) com uma nova arquitetura que não era compatível com algumas aplicações, muitas das quais consideradas fundamentais para alguns clientes (macros e automações de processos em algumas empresas, jogos em muitos desktops, programas diversos tanto em modo 32 bits quanto em 64 bits). Alteração em muitas funcionalidades e no ‘feeling’ do SO, que ficou mais bonito, mas não necessariamente mais prático e definitivamente não estava mais rápido. O resultado, todos conhecem.

Agora as promessas do Windows 7. Pra inicio de conversa, o sistema tem praticamente as mesmas configurações do Vista, exigindo um pouco menos do computador no termo espaço em disco (o que hoje em dia não é um problema tão grande com HDs de 250gb), mas considerando que é um sistema operacional novo, não necessitar de grandes upgrades de hardware é um avanço. Levando em conta que as novas tecnologias permitem processamentos de maior quantidade de dados do que quando o Vista foi lançado, pode-se esperar um desempenho muito superior no Windows 7. Segundo a Microsoft, todos os aplicativos que rodavam no Windows Vista funcionarão perfeitamente no Windows 7, e para qualquer outro aplicativo mais sensível, haverá a opção de rodar o programa através de um Windows XP virtual rodando dentro do próprio Windows 7. Em teoria, os problemas de compatibilidade acabaram. Some isso ao fato que a Microsoft abriu betas do novo SO ao grande publico em diversos momentos do desenvolvimento mostra uma maior maturidade e qualidade no processo de execução da Microsoft, recebendo input direto dos seus usuários, e levando esses requerimentos a sério como tem sido apontado em fóruns em toda a Internet.

Teria mesmo a Microsoft aprendido com seus erros e utilizado o processo de Lições Aprendidas? Não sei responder essa, mas fica uma lição para todos: Nem sempre uma bola fora é um problema, depende do que você faz com ela, você senta, chora e procura os culpados ou encara como uma lição a aprender e age para corrigir os problemas?

Para encerrar, no blog do Josh Nankivel, PMP, PMStudent, vocês podem encontrar uma template muito boa para Lições Aprendidas.

E você, o que acha disso tudo? Deixe um comentário, e se quiser is mais fundo, faça como eu e teste o Windows 7 você mesmo!

Até a próxima!