Gerenciamento Móvel – Blackberry

Que comunicação é a área em que os gerentes de projeto usam a maior parte do seu tempo nós já estamos carecas de saber. Muitas vezes o time ou o patrocinador não estão a disposição do gerente e a única solução é sacar um telefone ou mandar uma Email (ou um fax, dependendo de onde se trabalha). Com o passar dos anos, a tecnologia está se tornando cada vez mais versátil e compacta mas ainda existem situações onde carregar um notebook (ou netbook) não é prático. A solução? Smartphones. Milagrosas caixinhas capazes de levar informações onde nenhum notebook gostaria de estar, e garantidamente muito mais práticas, funcionais e leves que seus primos.

Neste artigo, vamos falar de um dos principais modelos no mercado corporativo internacional, que está começando a dar as caras de verdade aqui no Brasil, o Blackberry, da Research In Motion (RIM). Não vou me ater a detalhes como market share (algo como 40%) nem detalhes sobre como a companhia surgiu. Basta dizer que em 2009, um certo modelo de Blackberry foi o celular mais vendido do mercado americano: vamos falar sobre como esta linha de smartphones pode facilitar a sua vida como Gerente de Projetos.

BIS e BES

Blackberry Curve 8900
Blackberry Curve 8900

Blackberries são conhecidos por sua segurança e mobilidade. Uma vez registrado no serviço, você terá acesso a Internet direto do aparelho, através de uma conexão segura (leia-se encriptada) de 128kb. Para grandes empresas que decidem adotar a solução Blackberry, a RIM fornece o BES – Blackberry Enterprise Service, que pode ser integrado a sistemas Novell GroupWise, IBM Lotus Notes e Microsoft Exchange. O BIS – Blackberry Internet Server, oferecido pelas operadores de telefonia celular para o consumidor final (e é aqui que cuidado e pesquisa são necessários) lhe permite configurar até 10 contas de email, sejam webmails, IMAP ou POP3.

Ok, então você pode “surfar” com um Blackberry. Só isso? Não. Além da segurança de dados, seus email são enviados diretamente para o aparelho, serviço conhecido como PUSH Mail (em teoria, o envio é instantâneo, mas isso vai depender das condições do sinal da operadora), o que lhe poupa tempo ao longo do dia e lhe permite um “tempo-de-resposta” menor para emails críticos e uma possibilidade de melhoria no processo de tomada de decisão.

BESX
BESX

Recentemente foi lançada também uma solução intermediária voltada para pequenos e médios negócios, o Blackberry Enterprise Server Express (BESX), que oferece os mesmos serviços da plataforma BES, sem nenhum custo para que já tem a infraestrutura (um servidor MS Exchange, um ou mais aparelhos e um negócio).

Segurança

Image você correndo por ai, de Blackberry na mão, resolvendo todos os problemas de seus projetos, disparando ordens e soluções via email e carregando todos seus arquivos em seu cartão de memória (dependendo do sistema operacional no aparelho, ele suporta cartões de até 32GB)… E alguém rouba seu Blackberry. Ou você o deixa cair dentro do táxi. Ou o esquece na mesa do restaurante. Todos os documentos do projeto, todas as informações confidenciais de um novo produto, as suas fotos daquele final de semana em Fernando de Noronha… tudo perfeitamente seguro, encriptado a 128bits e protegido (ou não) com uma senha escolhida por você. E se o “cracker” insistir em quebrar sua senha, o aparelho se formata sozinho. É pouco? Se você for um usuário corporativo e estiver em uma solução BES, o administrador da rede pode ainda tentar localizar o aparelho (supondo que ele tenha funções de GPS).

Funcionalidades nativas. O que ele faz, saindo da caixa?

Os aparelhos Blackberry possuem uma coleção de aplicativos que são muito uteis, aqui os mais práticos dos pré-instalados.

Blackberry Curve 8520
Blackberry Curve 8520

Calendário: Com 3 modos de exibição (dia, mês e agenda), o aplicativo de Calendário do Blackberry lhe permite manter uma agenda organizada bem como gerenciar tarefas. Ele permite também sincronizar tarefas/compromissos do computador utilizando o MS Outlook e/ou o Google Calendar. E ele ainda lhe avisa dos compromissos (se você assim pedir, claro)!

Contatos: Esqueça aquelas listas de contato com telefones de casa e trabalho. No Blackberry você pode armazenar as mais diversas informações sobre seus contatos, do básico como nome, telefone e email até contas de usuário associadas a ele e observações. Novamente você pode sincronizar com o MS Outlook e/ou Google Contacts, tornando o processo muito simples e prático.

Tarefas: Outro aplicativo nativo que facilita a vida. Com ele você pode anotar tarefas e gerenciar seu andamento (Não Iniciada, Em Andamento, Concluída, Em Espera ou Adiada), determinar datas de início e termino, recorrência (boa para reuniões de acompanhamento e status) entre outros detalhes. Um toque do qual eu gosto muito é o fato de que as Tarefas aparecem no Calendário, facilitando assim que não nos esqueçamos delas!

Gravador de Voz: Lhe permite gravar notas (lembra dos vilões de filme, pois é) para você mesmo. Certos momentos é muito mais fácil sacar um Blackberry e dizer “Nota: Rever riscos da tarefa X” do que escrever a nota. O Blackberry tem um aplicativo para isso, o Bloco de Notas, mas este não traz nenhuma funcionalidade extra. Você pode também enviar estas “audio-notas” via email para você ou outras pessoas.

Blackberry Curve 8310
Blackberry Curve 8310

Wi-Fi/GPS/Bluetooth: Dependendo do modelo e da necessidade do usuário, o Blackberry pode ter uma ou mais destas funcionalidades. Modelos mais caros (os high-ends), como o Bold 9000, Bold 9700, Storm 2 e Curve 8900 possuem todas estas opções de conectividade. Outros modelos costumam vir com Bluetooth e WiFi ou Bluetooth e GPS (modelos xx20 e xx10 respectivamente).

Tether Modem: Muitos modelos trazem ainda uma função que poucos conhecem: o tethering, a habilidade de utilizar o aparelho como modem. Em bom Português, você utiliza sua conexão BIS/BES para acessar a Internet de um computador ou laptop. Essa habilidade é muito útil naquelas situações onde você precisa de acesso a internet e do notebook para programas do qual o Blackberry não dispõe. Edit: 03/11/09. E eu estou postando esse edit utilizando essa feature. Que show esse celular.

Para conhecer mais modelos e suas funcionalidades, visite o site oficial do Blackberry ou a Loja GP.

Aplicativos de Gerenciamento de Projetos

Fora isso, você ainda pode procurar pela Internet por outros aplicativos que sejam uteis para o seu dia-a-dia. Pessoalmente, eu acho que poderiam existir mais aplicativos dentro de Gerenciamento de Projetos para os aparelhos da RIM, mas os que existem quebram um grande galho, permitindo-nos um controle maior do que teríamos sem eles. Para facilitar a vida de vocês leitores do Papo GP, vai uma lista de alguns dos aplicativos que eu achei mais refinados e algumas outras coisas que são sempre boas de se ter a mão, ou melhor, no cartão de memória do seu Blackberry.

Documents To Go Premium Edition
DataViz
$69.99

Docs2Go Premium lhe permite abrir, editar e criar documentos do MS Office, Word, Excel e PowerPoint. A versão Premium ainda lhe permite ver arquivos PDF (desde que não estejam encriptados a 128bits, então nada de PMBoK no Blackberry… Edit: Era um problema de atualização de sistema operacional, é possível acessar o PMBoK do Blackberry). Sua versão mais atual, a 2.0, lhe permite ainda sincronizar documentos entre o computador e o aparelho. A versão gratuita (1.0.0.8) costuma vir instalada em aparelhos com SO 4.6 ou superior e permite ler/editar documentos.

The PM PrepCast
The PM PrepCast

The Project Management PrepCast
OSP International
$99.97

Que tal um curso completo para certificação PMP no seu bolso? Pronto para estudar, onde quer que você vá? The Project Management PodCast lhe oferece mais do que as 35 horas exigidas pelo PMI (leia o review aqui). O videocast de treinamento em gerenciamento de projetos, além de uma ótima forma de estudar, é bastante divertido.

PM Flash Cards
PM Flash Cards

Project Management eFlash Cards
$29.99

Flash Cards são cartões com perguntas e respostas, perfeitas revisões e para aqueles momentos como filas de banco, engarrafamentos em São Paulo e surtos de insônia. As PM eFlash Cards foram feitas para testar o quanto você está preparado para a Certificação PMP. São mais de 1500 perguntas, indo dos conceitos básicos até as mais complexas situações.

ToDoMatrix Professional
REXwireless
$59.95

Uma ferramenta poderosa para gerenciamento de tarefas em qualquer nivel (familiar, pessoal, comercial) e até mesmo lhe permite a capacidade de delegar tarefas. O ponto forte desse aplicativo é sua inter-atividade com as funções nativas do Blackberry. Ele pode transformar qualquer informação de um aplicativo em um tarefa e incluí-la em um projeto.

WBSApplication
Xipres Software
$9.99

Crie estruturas analíticas de projeto (EAPs) com facilidade. O software é bem simples, mas lhe permite gerenciar tarefas, dependências, recursos e custos (até um módulo de valor agregado ele tem). Mas nada de gráfico, o aplicativo utiliza a estrutura simples de tópicos (1.; 1.1; 1.1.1 etc). É possível enviar a EAP criada com esse aplicativo par um endereço de e-mail e a partir dai, importar para um software de gerenciamento de cronogramas, como O GanttProject ou MS Project. Pessoalmente, eu gostei muito deste aplicativo. A Xipres Software, em nota, prometeu melhorias significativas para a próxima versão.

PMP Processes
PMChampion.com
$9.99

Que tal ter o PMBoK 4ª edição sempre ao alcance de um clique? Com este aplicativo, você tem acesso aos 42 processos, suas ferramentas e técnicas, bem como um guia que lhe permite entender melhor o fluxo de informações dentro do ciclo de vida do projeto.

Upvise
Unyverse Pte Ltd
$49.99

Upvise lhe permite criar e gerenciar tarefas tanto do Blackberry quanto de uma aplicação nas núvens. Ainda traz muitas outras ferramentas, como leitor de RSS Feed, backup de contatos e uma ferramenta de CRM. É sem sombra de dúvida um dos melhores applicativos para quem quer usar o Blackberry para trabalhar. Usando este link, aqui do Papo GP, você pode fazer uma avaliação de dois meses gratúita de todas as funções do Upvise, antes de decidir se vai ou não assinar o pacote Premium.

Mobile Project Manager
DeTech Systems LLC
$5.99

E para aqueles que estavam se perguntando “e suporte ao MS Project, tem“? Mobile Project Manager, lhe permite abrir, criar e editar arquivos do MS Office Project 2007 (em formato XML), bem como importar projetos para arquivos XML, de forma a suportar uma quantidade ainda maior de applicações (como Openworkbench, GanttProject e OpenProject).

Curve Family
Curve Family

Conclusão. O Blackberry como facilitador de comunicação, organização e gerenciamento de projetos/pessoas é uma ferramenta poderosa. Suas funções nativas, somadas a ampla gama de dispositivos e aplicativos permite um nível de costumização que deve agradar a quase todos. Os aparelhos no entanto ainda são caros (menos o Curve 8520, que pela VIVO sai por R$396,00) e para utilizar completamente seu poder de fogo, é necessário adicionar ao custo mensal o pacote BIS (a não ser que sua empresa esteja implementando o Blackberry como solução de comunicação, com o BES). Nem todos os aplicativos são gratuitos, e alguns não possuem versões de avaliação, tornando a escolha de aplicativos um pouco como “atirar no escuro”. Apesar disso, o aparelho é estável, confiável, e com bom desempenho da bateria.

SCORE

Funcionalidades 5
Aplicativos 4
Custo x Benefício 4.5

Gostou do aparelhinho? Você pode adquirir o seu aqui mesmo, na Loja GP!

SmartDraw 2009

SmartDraw, da SmartDraw.com, é um software para gerar gráficos de alto nível. Mais um programa para gerar gráficos de Gantt, vocês devem estar pensando. Não mesmo. A variedade de gráficos que o SmartDraw pode criar é verdadeiramente surpreendente.


O instalador tem 478kb, e uma vez iniciado, faz o download dos arquivos do programa, operação que demorou 12 minutos numa conexão Velox de 1Mb. Eu devo dizer que fiquei muito surpreso após a instalação. A quantidade de gráficos que o SmartDraw pode criar é realmente impressionante. São trinta e três categorias, cada uma com subcategorias, templates e exemplos dos mais diversos gráficos. Tudo muito bem alinhado e de fácil localização, facilitando muito a vida do usuário.

Apesar de não ser um software específico de Gestão de Projetos como outros apresentados aqui, o SmartDraw possui suporte nativo a Gerenciamento de Projetos. Na aba da esquerda, abaixo da ferramenta de busca (Search), existe uma lista de categorias, entre elas Project Management. Clicando-a, o software irá exibir algumas categorias específicas para projetos com Gantt Charts, Timelines, Other Tools (outras ferramentas onde gráficos relacionados mas não necessariamente de projetos podem ser acessados) e Examples (exemplos). A função de busca (Search) logo no topo também ajuda muito, permitindo que encontremos exatamente o que precisamos sem ter que recorrer à longa lista de categorias.

Além das ferramentas ‘clássicas’ o SmartDraw também traz recursos para criação de Gráficos ‘Espinha de Peixe’ (Cause & Effect – Ishikawa, causa e efeito), funções para melhoria de processos via Six Sigma (BMP & Six Sigma), gráficos de árvore que podem ser usados para projetos criados em Marco Lógico e na própria criação de EAPS (Family Trees), tabelas de Recursos Humanos (Human Resources), fluxogramas que podem ser usados para controle de workflow (Flowcharts) e Diagramas de Redes (Network Designs) para a visualização do encadeamento das atividades do projeto e suas dependências e os Mapas Mentais (MindMapping) tão na moda ultimamente. Além das funções específicas e das auxiliares para gerenciamento de projetos, o restante dos gráficos do SmartDraw podem ser usados para compor os relatórios de impacto e desempenho, gerar gráficos de aproveitamento de recursos entre diversas outras funções que um PMO pode necessitar de uma ferramenta. Existem também versões do software com foco nas áreas Legal e Saúde.

Outro ponto forte é a quantidade de exemplos, templates e tutoriais que o software traz. Até mesmo vídeos demonstrativos são oferecidos, para download. Os vídeos tem em média 4mb, e mostram como utilizar a função escolhida, de forma prática e descontraída, sendo ao mesmo tempo fáceis de acompanhar e eficientes (Para poupar tempo na instalação e espaço no disco rígido, os vídeos são baixados à medida que os usuários necessitam deles, outro ponto a favor do SmartDraw). A quantidade de recursos, das templates e exemplos e a qualidade dos vídeos e arquivos de ajuda são uma mostra da qualidade do produto, que peca apenas em sua opção de ser exclusivo para a plataforma MS Windows.

Info

SmartDraw 2009

Versão: 2009.52
Tamanho: 150MB
Fabricante: SmartDraw.com
Licença: Proprietária, Trial de 7 dias
Plataformas: MS Windows
Valor: $197
Site: http://www.smartdraw.com/

Score

Funções: 5
Facilidade: 4
Custo X Benefício: 5

Recomendação: Software para grandes corporações, PMOs e Empresas de Consultoria em Gerenciamento de Projetos. Devido a sua vasta gama de opções, me parece muito mais em conta adquirir uma cópia (ou mais) do que comprar aplicações especializadas.

Contras: Sem instalação ou manual em Português. Em tempo de crise econômica, comprar em dólar pode não ser a melhor das opções.

Aviso Legal: Programa de Afiliados. Comprando este produto pelo link acima, você ajuda o Papo GP a manter seus serviços.

WBS Chart Pro

O WBS Char Pro é uma ferramenta para… Criar WBSs, as Work Breakdown Structures, famosas Estruturas Analíticas de Projeto. Desenvolvido pela Critical Tools, Inc. como uma alternativa ao trabalho manual em softwares de edição de imagens para a criação de WBSs apresentáveis.

Como de costume, o WBS Chart PRO abre com uma Dica sobre suas funcionalidades. O software é leve, o instalador tem apenas 2.5mb e o programa ocupa menos de 7mb do HD. De interface intuitiva, o WBS CHart Pro exige menos de 10 minutos para ser dominado. É realmente um programa simples, funcional e bem desenvolvido.

Criar as EAPs pode ser até divertido para alguns. Pode ser feito utilizando o mouse ou segurando a tecla ALT e as teclas direcionais. Além do desenho da EAP, o WBS Chart Pro também oferece Caminho Crítico, Controle de Progresso, de Recursos, Custo & Cronograma, Marcos e algumas outras informação sobre as atividades.

Um de seus pontos fortes é a integração com o MS Project. O WBS Chart Pro pode criar uma EAP diretamente de um arquivo do MS Project com apenas um click que por si já é motivo soficiente para dar uma conferida nesse produto, que pode ser baixado em versão demo no site do desenvolvedor. Para aqueles que não trabalham com o software da Microsoft, o WBS Chart Pro também abre os formatos TXT e MPX. A opção de abrir arquivos XML, entretanto expandiria o leque de opções para praticamente todos os softwares baseado-concorrentes do MS Project. Existe também um botão que permite iniciar o software irmão do WBS Chart Pro, o PERT Chart Expert (tópico do nosso próximo review).

O registro, entretanto fica bem salgado, U$ 199,00 por cópia do produto + despesas de postagem. Pode-se optar por apenas receber a licença do produto para evitar as despesas de envio.

EAP: A EAP é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. A EAP organiza e define o escopo total do projeto. A EAP subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, em que cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. É possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado contido nos componentes de nível mais baixo da EAP, denominados pacotes de trabalho.
A EAP representa o trabalho especificado na declaração do escopo do projeto atual aprovada. Os componentes que compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar as entregas (Seção 4.4.3.1) do projeto. PMBOK, pg. 112.

Info

WBS Chart Pro

Versão: 4.7
Tamanho: 2.5MB
Fabricante: Critical Tools, Inc
Licença: Proprietária
Plataformas: MS Windows
Valor: $199,00
Site: http://www.criticaltools.com/

Score

Funções: 5
Facilidade: 4
Custo X Benefício: 3

Recomendação: Se você é uma pessoa visual, este software pode ser muito útil. Integrado ao MS Project ele cria as EAPs instantaneamente. Se você for uma empresa ou uma ONG, é uma boa opção. Consultores independentes podem querer utilizar a versão demo, mas o registro pode não valer a pena.

Contras: Licença muito cara para um software de poucas funções. Sem instalação ou manual em Português. Sem suporte a arquivos XML.