Gerenciamento de Projetos 2.0
Bem vindo ao futuro do gerenciamento de projetos. Esqueça salas de planejamento com paredes forradas de gantt charts gigantescos, gerentes de projetos agarrados a computadores e telefones, salas de reunião e sessões de brainstorm. Imagine um mundo onde gerentes e times de projetos se encontram para realizar tarefas e para confraternizar. Imagine todo o processo de tomada de decisões, relatórios, agendamento de reuniões e controle de atividades feito onde quer que você esteja. Bem vindo ao Gerenciamento de Projetos 2.0.
Gerenciamento de Projetos 2.0 (Project Management 2.0) é a evolução intuitiva do gerenciamento de projetos através das ferramentas que surgiram com a Web 2.0. Seu objetivo deve ser encarado como facilitar o desenvolvimento do processo de planejamento, não como uma nova forma de gerenciar projetos. Evidentemente, como eu toda atualização, algumas alterações ocorrem. No Gerenciamento de Projetos 2.0, a ênfase no lado humano é mais bem posicionada, levando a uma maior participação do time no processo decisório. As principais diferenças entre as duas abordagens podem ser vistas na tabela abaixo.
| Gerenciamento de Projetos Tradicional | Gerenciamento de Projetos 2.0 |
|---|---|
| Centralização do Controle | Controle descentralizado |
| Planejamento em Top-down | Planejamento em Bottom-up |
| Ambiente autoritário | Ambiente Colaborativo |
| Estrutura Implícita | Estrutura Emergente |
| Acesso limitado/restrito ao planejamento | Acesso organizado/ilimitado ao planejamento |
| Acesso local a informação | Acesso global/em tempo real a informação |
| Comunicação Limitada com o time de projeto | Comunicação Ilimitada com o time de projetos |
| Projetos em separado | Abordagem Holística |
| Ferramentas muito complexas | Ferramentas fáceis de usar |
| Ferramentas rígidas | Ferramentas flexíveis |
Fonte: Wikipedia, the free encyclopedia
O fator que permitiu isso, logicamente, foi a evolução da tecnologia tanto a nível de software quanto de hardware. Com a introdução das redes de alta velocidade (banda larga e 3G), a capacidade de processamento de informações online passo a ser uma possibilidade. Hoje, com laptops e netbooks (alguns dos quais já saem de fabrica com chips de acesso 3G) acessar informações online ficou muito mais fácil. Dentro destas novas tecnologias, os principais fatores da Web 2.0 que possibilitaram o surgimento do Gerenciamento de Projetos 2.0 foram:
Cloud Computing
Talvez a peça mais importante da revolução. A capacidade de manter todas as informações acessíveis 24 horas por dia em um servidor, sejam elas gráficos de gantt, documentos ou imagens, bem como a manipulação das mesmas, permitiu a criação de aplicações e softwares que necessitam apenas de um computador com SO, browser e acesso a Internet. Alguns exemplos famosos são os webmails Yahoo! Mail, Gmail e Hotmail, as suites online que permitem substituir software de escritório como o Google Docs e o Office Online, serviços como o Zoho, Google Calendar, Elefante, e serviços mais específicos de planejamento/gerenciamento de projetos como The Big Picture, NetProject e o open source dotProject que permitem o gerenciamento de projetos feito sem a necessidade de software instalado localmente e de forma que muitas pessoas tenham acesso a informação a qualquer comento e de qualquer lugar.
Blogs
Hoje em dia, ter um blog é mais fácil do que criar uma página na época do finado Geocities. Blogs são ferramentas eficientes de difusão de informação, e permitem a coleta feedback a respeito da conteúdo postado (leia-se, comentários). Pode-se criar um blog para a divulgação de relatórios do projeto (devidamente protegido por senhas de acesso), sessões remotas de brainstorm através de ferramentas de votação (como as utilizadas aqui para pesquisa e perguntas para certificação pmp), receber o feedback do time ou dos stakeholders sobre um determinado assunto. As possibilidades vão depender da necessidade e imaginação dos envolvidos.
A ferramenta de microblogging que originalmente lhe perguntava “O que você está fazendo?” e lhe permitia uma resposta de 140 caracteres. O twitter pode ser usado de aind mais formas que um blog convencional, pois permite updates mais dinâmicos e um nível de interação maior entre as pessoas. A possibilidade de delegação de tarefas e consultas torna-se mais efetiva, devido ao caráter minimalista da mensagem: Apenas o que é realmente importante deve ser comunicado, detalhes e demais informações podem ser encaminhados via email ou através de um link (devidamente encolhido, para caber nos 140 caracteres).
Social Networks
Usadas da forma correta, as redes sociais permitem que o gerente de projetos conheça melhor o perfil de seu time. Munido deste conhecimento, ele está mais bem preparado para lidar com aquela pessoa num momento de crise, prover suporte, descobrir como motivar o indivíduo e ter assunto para bate-papo, elemento importante na construção de um relacionamento de respeito, profissional e pessoal. Além disso, as redes sociais permitem a criação de grupos de debate, enquetes, troca de mensagens, alguns possuem calendários para o grupo. Tudo isso facilita a criação de um senso de grupo e melhora o team building.
Instant Messengers
Vamos rever a máxima: “O gerente de projetos passa 90% do seu tempo se comunicando.” Se é assim, nada melhor que a comunicação aconteça o mais rápido possível. Ainda melhor se a comunicação for instantânea. Windows Live Messenger, Yahoo Messenger, Google Talk e Skype são alguns dos mais famosos e usados clientes de Instant Messengers (IM), vulgos “chats”. Hoje quase todos permitem conferencia, webchat, chamadas de voz e no caso do Skype e Google Voice, existe também a possibilidade de, direto do cliente de chat, fazer e receber chamadas telefônicas.
Tecnologia Móvel
Aqui é onde as possibilidades do Gerenciamento de Projetos 2.0 se tornam exponenciais. O advento de smartphones de alta capacidade de processamento como os recentes Blackberry 9700, HTC Hero, Motorola Droid e iPhone 3GS, trazem todos os pontos citados para um único aparelho, com mobilidade suficiente para lhe acompanhar em quase toda situação, quase todo o tempo. Aparelhos deste tipo, além de serem um telefone celular (fato muitas vezes ignorado), trazem aplicações nativas que lhe permitem acessar e responder emails, ver/editar documentos do office, navegar a internet e utilizar redes sociais e instant messengers. Em bom português: Você pode, do seu celular, controlar pela aplicação na nuvem (NetProject, por exemplo) o andamento dos projetos, ver na agenda do grupo (no Google Calendar por exemplo) quais as reuniões e pendências do dia, utilizar o skype para ligar para um fornecedor e ficar informado do que um de seus recursos alocado remotamente está fazendo usando twitter. Tudo isso enquanto está no avião, voltando daquela reunião importante com o patrocinador.
Google Wave
O caçula da familia de serviços Google, o Google Wave é uma mistura de tudo. Um pouco de IM, um pouco de email, um pouco de ferramenta de colaboração, o Google Wave é uma plataforma que pode ser mais do que útil na contexto do Gerenciamento de Projetos 2.0. Ele permite que várias pessoas trabalhem em uma mesma idéia (leia-se documento) ao mesmo tempo, mas traz funções que permitem rastrear quando e quem fez uma alteração. Imagine isso no planejamento de um projeto. A quantidade de tempo que seria utilizado neste ponto de documentação seria desnecessária utilizando tal ferramenta. O Google Wave pode ser utilizado também para tomada de decisões, através de brainstorming ou de enquetes. É um produto ainda em faze Beta, mas promete muito.
E vocês? Já estão vivendo o Gerenciamento 2.0? Como as coisas funcionam nos lugares em que trabalham?
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