10 Dicas para E-Mails
O ultimo sorteio me deixou de queixo caído… Mais da metade das pessoas que tentaram participar ficaram de fora por não terem lido as instruções. Algumas pessoas ignoraram completamente as regras, enquanto outras pareceram ter lido apenas uma parte do que foi proposto.
Assim sendo, mando aqui algumas dicas para vocês, gerentes de projetos, utilizarem melhor essa ferramenta maravilhosa que nos permite comunicar, informar e documentar todo tipo de coisa a quase qualquer momento.
1- LEIAM O E-MAIL COM ATENÇÃO. Nada supera essa dica e ela é o fundamento de tudo. Quando for ler um e-mail (e qualquer outra coisa!) leia com atenção e paciência. Se não for ter tempo de ler naquele momento, não comece. Marque com importante e leia quando puder.
2- Priorize. A informação condita no e-mail é necessária agora, para hoje, para essa semana ou pra longe no futuro? É do seu chefe? Secretária? Filho caçula? Determine quem tem prioridade na hora de ler seus e-mails. Desta forma você otimiza o processo de leitura, dando importância ao que é realmente importante e agindo nas atividades mais críticas primeiro. Nada de ler as piadas no início do dia!
3- Organize. Crie pastas e filtros para separar os e-mail que chegam e os arquivados por assunto e importância. Algo como VERIFICAR, Arquivo Morto, Marketing, Negócios, Leads, Piadas e demais categorias que julgar necessárias. As caixas de entrada e a de spam não são suficientes!
4- Seja imediato. Responda os e-mails importantes o mais rápido que puder. Lembre que muitas vezes como Gerente de Projetos, as pessoas dependem de sua decisão para continuar com um trabalho ou atividade. No outro canto da “quadra”, os stakeholders de alto-nível (patrocinadores, financiadores, clientes) se sentem valorizados quando recebem respostas rápidas e isso cria um clima bom, facilitando possíveis negociações no futuro com os mesmos.
5- Seja específico. Comunique o que você quer desde o início. No campo assunto, seja claro sobre o que o e-mail vai tratar. “Projeto de Lei Ficha Limpa”, “Plano de Gerenciamento de Escopo”, “Consulta” são bons assuntos, mas não são suficientemente específicos. “Projeto de Lei Ficha Limpa aprovado ontem”, “Problemas com o Plano de Gerenciamento de Escopo” e “Consulta de Viabilidade Técnica” funcionam muito melhor, e garantem que a pessoa recebendo o e-mail possa seguir as primeiras três regras deste post.
6- Seja direto. No corpo do texto, vá direto ao ponto. Quanto mais informação desnecessária e quanto mais longo for o e-mail, maior a chance da pessoa que o recebeu o ler pela metade, sem atenção ou (ainda pior) ambos. Precisa falar muito? Marque uma reunião. E-mails são bons para troca de informações e registro de decisões. Mande um e-mail avisando da reunião, fale tudo que precisa falar na reunião, mande outro e-mail com a ata e um resumo das principais decisões tomadas.
7- Seja educado. Muito direto e muito específico acaba se tornando mecânico e sem vida. As regras da boa educação também se aplicam ao e-mail. Seja cortês (dentro do possível no mundo virtual e no âmbito empresarial) com todos a quem se dirigir via e-mail. Faça o possível também para não deixar espaço para dupla interpretação, tente sempre passar a impressão correta dentro do e-mail, uma vez que não vai ser possível ver o seu rosto para determinar se o e-mail foi escrito com um sorriso ou não. Lembre-se que 🙂 🙁 >.< e ¬¬ não vão muito bem com e-mails para o seu patrocinador.
8- Cuidado com os detalhes. Sejamos francos: Não pega nada bem esquecer de mandar um arquivo em anexo, ou mandar um e-mail com um erros de gramática. Terminando de escrever um e-mail, revise se tudo o que precisava ser dito foi dito, use um corretor ortográfico e confira se os anexos e destinatários estão corretos.
9- Use bem os campos Para, CC e BCC. Não há muito a ser dito aqui, mas vale a pena lembrar: O campo CC adiciona uma cópia do e-mail enviado para aquela pessoa e esta informação é aberta para todos que estão recebendo o e-mail. O BCC funciona de forma parecida, mas as pessoas nos campos Para e CC não sabem que a pessoa no campo BCC recebeu uma cópia daquele e-mail. Pode ser útil de muitas formas: como repositório e documentação (BCC: “Arquivo”); auditoria e monitoramento (BCC: “Patrocinador”); ou simplesmente para garantir que o e-mail de algum stakeholder não seja tornado público.
10- Escolha a ferramenta certa. O software, hardware e a plataforma em que você vai trabalhar devem facilitar a sua comunicação, não criar mais problemas e dificultá-la. Muitas empresas trabalham com o MS Outlook, outras com o Lotus Notes, e algumas já pariram para a plataforma do Google, o Google Apps. Nos Estados Unidos e no Canadá o quente é BlackBerry, permitindo que os executivos e demais funcionários respondam e-mails e resolvam problemas a qualquer momento e em qualquer lugar. O fato, entretanto, é que se você não escolhe bem a ferramenta, ou não conhece as suas capacidades, acaba por obter um desempenho muito menor do que o anterior a sua implementação. Assim sendo, quando for escolher que ferramenta usar (seja ela uma conta do gMail ou um novo servidor BESX) que esta se ajuste a sua necessidade (ou a da empresa) e traga sempre um ganho na produtividade (e facilite seguir as dicas acima!).
Bons e-mails a todos!