Gerenciamento de Configuração

Quem aqui já se viu desesperado por que o conteúdo de um documento foi alterado sem autorização? Ou a versão errada foi utilizada como parâmetro e não a versão mais nova do documento? Ou pior ainda, o documento foi alterado, você não foi avisado e não existem indicações sobre onde ou o que mudou. Para lidar com esse tipo de problema, o gerenciamento de configurações é utilizado

O gerenciamento de configuração é um padrão previamente definido de como os documentos devem ser tratados, quem tem autorização para fazer alterações, como as alterações devem ser registradas, como será feito o controle de versões dos documentos, e de que forma tudo isso deve ser armazenado.

O ideal é que apenas o responsável pelo documento tenha autorização para fazer alterações. Assim sendo, apenas o gerente do projeto (em teoria) poderia atualizar o plano de projeto, mas em muitos casos um membro do time de projetos é apontado como tutor de um dos planos específicos (escopo, riscos, etc.). Isso não muda nada. A pessoa responsável pela alteração do documento, fica sempre encarregada de fazer todo o processo, e isso inclui conseguir a aprovação do alteração – sempre seguindo o fluxo do gerenciamento de mudanças – informar que o documento foi alterado (seguindo o plano de gerenciamento de comunicações e de partes interessadas) e por fim, armazenar o documento em sua nova versão.

E por fim, todos os documentos devem conter um campo com o histórico de alterações. Este histórico pode ou não ser pequeno, nulo ou absurdamente grande, dependendo de quanto o documento é alterado, portanto seria melhor que ficasse sempre ao final do documento. Ele deve conter, sempre, a data da alteração, a pessoa que fez a alteração, e a descrição do que mudou (ex.: 31/12/07 – Diego Nei – Título do blog alterado de “PMP NET” para “Papo GP”).

Ok, na prática, os principais pontos a considerar são:

• Administrador do documento: Quem é a pessoa responsável pela atualização do documento. De preferência, o nome do administrador e do suplente devem constar no plano de gerenciamento relativo.
• Versão: Qual a regra utilizada para o controle de versão? Documento_versão_data.extensão é uma forma comum (Escopo_v01_140113.doc). Outras formas podem ser utilizadas sem problemas, mas a regra deve ser estabelecida cedo.
• Armazenamento, acesso e distribuição: Se o técnico precisar ter acesso aos requisitos do projeto, onde ele deve ir para conseguir a informação? Haverá acesso online? Intranet ou internet? Ele precisará solicitar a informação de alguém ou poderá acessar o documento diretamente? As cópias serão em quantas vias? Impressas? Armazenamento digital? Mídias ou cloud?

E você? Como faz para gerenciar configuração nos seus projetos? Conte para a gente nos comentários!