10 Dicas para definir o Escopo do Projeto

Definir o Escopo do Projeto é uma etapa de vital importância. Se não for feita da forma correta, o projeto estará fadado ao fracasso, uma vez que é o escopo que determina o que irá (e não irá) ser feito/produzido/entregue ao termino do projeto. Um escopo mal-estruturado levará inevitavelmente a falhas de cronograma e de orçamento, uma vez que os problemas decorrentes da má especificação se farão presentes e a equipe terá que achar caminhos alternativos para a execução do projeto. Por fim, um escopo mal definido resulta em um cliente insatisfeito, uma vez que o mesmo pediu X e recebeu Z, levando a uma insatisfação do executivo, do time do projeto e do gerente. O efeito cascata disso pode ser terrível, como uma caça-às-bruxas para determinar de quem foi a culpa, quando na verdade a culpa foi do escopo mal-definido.

Para evitar isso, algumas medidas muito simples podem ser adotadas, aqui vai uma lista de 10 dicas para serem usadas na hora de determinar o escopo de um projeto:

  • Assegure-se de que todos sabem e entendem qual o objetivo do projeto e que haja consenso sobre o resultado final do mesmo;
  • Ouça com atenção o que seu cliente descreve;
  • Tente entender não o que ele lhe pede para fazer, mas sim o que ele precisa para resolver o problema que lhe apresenta;
  • Descubra o que ele não quer. Muitas vezes um projeto não vai para frente por que o escopo foca em coisas que não deveriam estar lá;
  • Estabeleça o que não vai ser feito no projeto enquanto o cliente ainda estiver disponível. Se ele pedir X e Y, mas você perceber que Z e W devem ser providenciados, mas somente W é da sua responsabilidade, deixe claro que Z está fora do escopo do projeto;
  • Estabeleça o que será necessário para que o projeto seja atingido, defina os pressupostos, de forma que todos saibam de antemão quais as necessidades básicas do projeto antes que elas atrapalhem seu andamento;
  • Seja realista quanto ao que pode ou não ser realizado, quanto mais “pé-no-chão” é o escopo, maior a chance de sucesso do projeto;
  • Evite o GoldPlating. Se não faz parte do escopo do projeto, não adianta tentar agradar o cliente com aplicações/funções ‘firula’. Elas podem acabar acarretando em um atraso no cronograma;
  • Não tenho medo nem pena de fazer perguntas. Pode parecer óbvio para você, mas se não estiver absolutamente claro, pergunte;
  • Tenha o time de projeto (ou os gerentes dos mesmos) na mesa de reunião quando o escopo for definido, assim qualquer problema técnico ou dúvida operacional poderá ser sanada na hora, em vez de descoberta posteriormente, causando problemas para o projeto.

Isso não cobre todas as coisas que se pode fazer para assegurar um escopo coerente, realista e dentro das expectativas do cliente, mas deve minimizar a quantidade de problemas que costumam ocorrer durante a elaboração do mesmo. Usar templates também pode ser uma boa idéia, já que elas facilitam a visualização do conteúdo e servem como guia para o que deve ser observado no processo de definição do escopo.

É isso, boa sorte com seus projetos!

GoldPlating: A adição de funções e/ou entregas num projeto que não foram requisitadas. O GoldPlating costuma desviar as atividades de seu foco e comumente leva ao temido ScopeCreep.

Sobre Diego Nei, MBA, PMP ®

Consultor em Gerenciamento de Projetos. Bacharel em Relações Internacionais, MBA em Gestão de Projetos, Certificado PMP, com Domínio de MS Project 2007/2010. Inglês Fluente, Espanhol Intermediário. Atuação em projetos de porte pequeno e médio em diversas áreas, principalmente no desenvolvimento de treinamentos, implementação de metodologia e acompanhamento de projetos.

32 comentários sobre “10 Dicas para definir o Escopo do Projeto

  1. ESSA MATÉRIA FOI DE MUITA IMPORTANCIA PARA MEU ENTENDIMENTO EM RELAÇÃO A UM ESCOPO. ME AJUDOU MUITO PARA NUM TRABALHO QUE TEREI QUE APRESENTAR. OBRIGADO

  2. Olá…gostaria de saber como posso começar um escopo de uma pousada com 20 quartos to perdida nao sei por onde começar…
    Gostaria de umas ideias…sei lá qualquer coisa que possa me ajudar.

  3. Obrigada…Bom respondendo é um trabalho academico…pediram Escopo
    até o nível de subprodutos… to perdida se puder me ajudar mais um pouquinho rsrsrs

  4. Olá, Diego! Tenho um escopo a apresentar sobre um projeto de agência de viagens, poderia me mandar algumas dicas?

  5. andrea

    Bm dia Diego,tenho que fazer um escop da construção de um azilo, não sei por onde começar, vc pode me ajudar?

  6. SR.DIEGO,MINHA FAMILIA TRABALHA COM GESSO EM ARQUITETURA.GOSTARIA DE MONTAR UMA MICRO EMPRESA ,EM 2012 MAIS MEU ORÇAMENTO DE FINANÇAS É MINIMA.POR ISSO TENHO QUE PROJETAR PARA QUE DE CERTO.ESTOU JOGANDO MINHAS ULTIMAS FIXAS.TEM QUE DAR CERTO.O QUE FAZER ,E COMO !!!!!!……

    1. Primeiramente, procurar o SEBRAE mais próximo!!!

      Eles vão lhe ajudar a preparar um plano de negócio. Com ele, fica mais fácil conseguir um financiamento com um banco para dar partida no empreendimento.

      Defina bem o que vocês querem fazer, para quem vão vender, o que não vão fazer. Quanto mais definido for o escopo, mais fácil fica fazer o plano de negócios e menores as chances de dar tudo errado.

      Boa sorte!!

  7. Boa noite Diego, tem um trabalho para desenvolver, um escopo sobre atendimento na unidade de saude. Estou com dificuldade.

    1. Muito pertinente sua pergunta. “Não escopo”, ” fora do escopo”, “limites do projeto” entre outros, são os nomes dados a tudo que não faz parte das responsabilidades e das entregas dos responsáveis pelo projeto.

      É importante deixar este campo bem claro, para que não aconteçam problemas na validação das entregas. Por exemplo: A entrega é um bicicleta Caloi Cross preta. Na hora da validação da entrega, o cliente cisma que a bicicleta tinha de ter uma cesta rosa (que não faz parte do modelo). A documentação do escopo não apresenta o campo “Limites do Projeto”, logo, a existência ou não da cesta pode ser levantada (teria sido um erro durante a coleta de requisitos e o cliente está certo, ou ele só pensou nisso agora?).

      Outro exemplo: Durante a reforma de uma casa, na tarefa “Adquirir autorização para obras” percebe-se que a planta da casa não existe, impedindo o andamento do projeto. O cliente insiste que o gerente do projeto deve resolver a situação, mas no campo “Fora do Escopo” está explícito que “Toda documentação necessária para o projeto é de responsabilidade do cliente e deve ser fornecida com antecedência.”, desta forma, isentando o gerente de responsabilidade.

  8. Eu adorei como abordou o assunto, simples e direto nas palavras, vou utilizá-lo em um seminário da facu.
    =)

  9. Sou Lélio Alexandrino, Simõesfilhense de capricornio, graduado em gestão pública pela uninter e acredito no projeto social como solução senão de todas ,mas boa parte dos problemas sociais.Conte comigo se precisar de apoio e foi acertiva sua dissertação, parabéns.

  10. Diego, achei muito interessante sua matéria. Estou fazendo meu artigo que fala sobre a importância do escopo do projeto para sucesso no empreendimento. Escolhi esse tema pois esta relacionado a uma situação a qual vivencio a mais ou menos mais de 1 ano. Onde o cliente não para de mudar o projeto e com isso nunca chegamos a um denominador comum, acarretando prejuízo para o escritório com tempo e custo. Erramos pois foi fechado sem um escopo concreto para limitar etapas e modificações. Gostaria de uma ajuda sua se possível em algumas etapas que poderia vim a colocar no meu artigo. Fico no aguardo. Desde já obrigada!

  11. Bom dia Diego.
    Gostaria se você pode me ajudar de como elaborar um escopo de projeto voltado para desenvolvimento de embalagem de papelão. Não sei por onde começar.

  12. Gostaria de parabenizar Diego pela publicação e pela ajuda. Comecei a fazer meu tcc e seguindo as dicas, acredito que breve terei duvidas e precisarei esclarece-las. Por hora continuarei lendo seus artigos.

  13. Nossa Diego muito obrigada por ter criado essa pagina vc, sem me conhecer me ajudou e muito a desenvolver o meu trabalho. Que DEUS o abençoe por compartilhar comigo a suas experiências, e mais vi que vc não só me ajudaram mais outras também. De uma maneira simples, mas objetivo e claro. Obrigada e até mais. Aline.

  14. Bom dia,
    Muito interessante a sua matéria.
    Sou líder de uma equipe que foi designada a implantar a produção em linha em nossos produtos.
    Gostaria da sua opinião como descrever o item ” defenir escopo do projeto”, pois tivemos uma reunião e foi comentado por alguns participantes que no item escopo do projeto deveria ser mais específico.
    Poderia me dar um apoio neste assunto.
    Obrigado.

  15. Boa tarde, Diego estou com dificuldade em elaborar um Projeto sobre Melhorias de processos acadêmicos na Unidade Leste

  16. Diego,obrigado!
    é fundamental que haja pessoas que pensem como ti,afim de sanar duvidas e utilizar esta ferramenta de forma positiva,muitíssimo obrigado,sua matéria foi de extrema serventia.

  17. Bom dia Diego, tudo bem?

    Fui escaldo para ser Líder de um projeto de nome “Revisão dos KPI’s Logísticos”. Poderia me dar uns exemplos de formatação do Escopo? Por exemplo: Já defini quais serão mantidos e quais serão incluídos. Já defini que esses indicadores precisam ser extraídos através do BI (TI), pois hoje são extraídos do sistema mas a execução é feita no excell, o que leva tempo para ser concluído.

    Grato.

    1. Excel? De doer! Se você já determinou quais os KPIs então o problema é mais o sistema (tecnologia) utilizado, certo?

      Com o que você descreveu, o escopo do seu projeto poderia ser “Implementar um sistema de Business Intelligence que permita o acompanhamento e avaliação dos KPIs”.

      Se for incluir a revisão, “Determinar os Indicadores de Performance a serem utilizados para ‘xyz’ e implementar um sistema de Business Intelligence que permita o acompanhamento e avaliação dos mesmos”.

      Suas principais entregas: Revisão dos KPIs; Definição dos KPIs a serem utilizados; Definição do sistema de BI; Implementação do Sistema de BI e finalmente; Treinamento e Reforço do uso da nova ferramenta.

      Boa sorte!

  18. Bom dia Diego, tudo bem?

    Não sou GP, sou analista de sistemas, mas é uma área da qual me interesso e comecei a estudar recentemente o assunto, já que é um ponto bem defasado na maioria das empresas.

    Gostaria de entender melhor em que momento e por quem o escopo é feito. Seria antes de fechar i projeto? Se sim, é justo para a precificacao ser mais assertiva, porém demanda um investimento maior da empresa por algo que nem é certo que será fechado. É i próprio GP o responsável por entender e documentar esse escopo ou ele pode / deve delegar para um analista, ou até alguém de pre-venda? Pois se deixarmos para o comercial levantar isso sabem o resultado que dará rs..

    Na etapa de definição do escopo, é recomendado já abordar dúvidas mais técnicas ou apenas documentar as necessidades de funcionalidades que o cliente espera?

    Obrigado é parabéns pela excelente matéria.

    Abs

    1. Douglas! Desculpe a demora! Estava no Rio para o PMI Leadership Institute Meeting e isso atrapalho um pouco o tempo de resposta!

      A definição do escopo acontece logo no início da fase de Planejamento do Ciclo de Vida do Projeto. Ele é definido em ondas (gradualmente) e por várias partes interessadas. O escopo do produto é definido pelo cliente/usuário. Ele é quem vai dizer o que quer (“quero uma casa de praia com 15 quartos e um banheiro!”). Em seguida o gerente do projeto, o time do projeto, outras partes interessadas relevantes (como consultores e especialistas), ajudam a definir e detalhar o escopo (15 quartos, dos quais 5 são suítes – com 20m². Um banheiro para visitantes em casa piso – com 15m². Salão de festa com varanda e vista para o mar – com 35m², etc.).

      A EAP (estrutura analítica de projeto), desmonta cada entrega em pacotes menores (“Salão de festa” em “piso”, “cobertura”, “varanda” e “churrasqueira”, por exemplo) e isso por si só facilita a compreensão de cada parte do projeto – assim como permite uma apuração precisa de quanto cada pacote de trabalho irá custar.

      Essa questão da documentação do escopo é bem séria. É responsabilidade, em teoria, do GP. Mas dependendo do ambiente e da empresa, pode ser o caso do representante de vendas fazer isso. Só não pode vender o que não se pode entregar, não é mesmo?

      Junto com o cliente, não custa perguntar tudo o que for possível, mas esteja preparado para ele não saber responder. Se puder ter um técnico ou um especialista com você na hora da entrevista isso ajuda bastante!

      Boa sorte ai!

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