10 Dicas para Coleta de Requisitos

Na mosca!
Na mosca!

Os requisitos do projeto são uma parte de fundamental importância para a definição não só do escopo, mas também dos objetivos do projeto. Quando os requisitos não são claros, a chance do projeto não ter sucesso ou ter apenas sucesso parcial (por que deixou de atender a necessidade do cliente, por exemplo) é muito maior. Os requisitos são determinados pelas partes interessadas do projeto, todas elas ou as mais importantes e ativas.

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10 Dicas para Gerenciamento de Riscos

Lei de Murphy é um adágio popular da cultura ocidental que afirma: “Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” ou “Se há mais de uma maneira de se executar uma tarefa ou trabalho, e se uma dessas maneiras resultar em catástrofe ou em consequências indesejáveis, certamente essa será a maneira escolhida por alguém para executá-la”. Ela é comumente citada (ou abreviada) por “Se algo pode dar errado, dará” ou ainda “Se algo pode dar errado, dará errado da pior maneira, no pior momento e de modo a causar o maior estrago possível”.

Fonte: Wikipédia, a enciclopédia livre.

Parece familiar? Se você respondeu que sim, então  este artigo foi feito especialmente para você! Continue lendo “10 Dicas para Gerenciamento de Riscos”

10 Dicas para E-Mails

Email
DING DING!! Email!!!

O ultimo sorteio me deixou de queixo caído… Mais da metade das pessoas que tentaram participar ficaram de fora por não terem lido as instruções. Algumas pessoas ignoraram completamente as regras, enquanto outras pareceram ter lido apenas uma parte do que foi proposto.

Assim sendo, mando aqui algumas dicas para vocês, gerentes de projetos, utilizarem melhor essa ferramenta maravilhosa que nos permite comunicar, informar e documentar todo tipo de coisa a quase qualquer momento. Continue lendo “10 Dicas para E-Mails”

10 Dicas de Liderança

Liderar é o tipo de atividade que só se aprende com o tempo, com a prática e mais importante de tudo, com os erros. Mas já diz o ditado “O homem inteligente aprende com os próprios erros, o sábio, com os erros dos outros.”

Aqui vão algumas dicas para vocês que precisam diariamente lidar com pessoas, mesmo que não em posição de liderança, afinal, líder nenhum nasceu com seguidores.

  • Ouça as pessoas com atenção. Quando você ouve, muitas vezes você consegue todas as informações de que necessita para convencer a pessoa de que seu ponto de vista ou idéia é uma boa opção.
  • Repreenda em sigilo, elogie em público. Esta deve ser a regra uma vez que quando alguém está errado, esta pessoa (e quase sempre todo o time) está ciente disto.
  • Nunca menospreze ou outros. Pessoas se desmotivam muito facilmente e menosprezo/não reconhecimento é de um impacto terrível para o moral do indivíduo e do time. Mesmo quando um membro do time ou um subordinado estiver terminantemente errado, achar a melhor forma e o melhor momento para informar isso é de responsabilidade do líder.
  • “À César o que é de César”. Em contraponto com a dica acima, quando um subordinado fizer a coisa certa, ou surgir com uma solução para um problema, lembre-se de tornar esta informação pública. Se possível, na próxima reunião, cite o desempenho do mesmo e relembre de sua participação naquele processo.
  • Quando errar, seja o primeiro a reconhecer isso. Seu time estará disposto a perdoar erros se perceberem que você admite quando erra e trabalha sempre para obter o melhor resultado.
  • As pessoas primeiro compram o vendedor, depois um novo produto. Se não houver confiança no líder, dificilmente as pessoas aceitarão a idéia que ele quer passar. Se não confiarem no líder, não o seguirão.
  • Atualize-se a respeito do seu time. Sabe aqueles dias em que você não queria ter saido da cama e tudo que mais deseja é um abraço. Seu time também se sente assim. Mantenha-se atento a flutuações de humor e produtividade e procure sempre manter pelo menos um canal de comunicação aberto para que possam vir até você ou que você possa sondar o que se passa.
  • Os opostos se atraem, mas os iguais se preferem. Leve não apenas as capacidades e habilidades pessoais em consideração quando for determinar que pessoas devem trabalhar juntas. As personalidades conflitantes podem ser (e normalmente são) um fator de risco para qualquer atividade a ser desempenhada em equipe. Considere sempre a possibilidade de alocar pessoas de temperamentos e humores similares para trabalhar juntas, ou mantenha sempre o time com um bom equilíbrio, de forma que as decisões tomadas estejam sempre de acordo com o que precisa ser feito e não sejam um problema para o time. Um time stressado e que não consegue trabalhar junto não é de nenhuma valia.
  • Agregue valor. Sempre que possível, ajude seus funcionários, time, seguidores, amigos e colegas de trabalho a melhorarem a si mesmos. Ajude-os a entender um processo; a desenvolver o raciocínio que irá resolver um problema; elabore palestras; e se em posição, permita que façam cursos que lhes capacitem ainda mais. Isso é bom para eles, bom para a empresa e bom para o líder, que terá ao seu redor pessoas não apenas sabem que podem contar com ele, mas que também o estimam.
  • Ache um mentor. Lideres desenvolvem lideres, então ache um líder onde você está e “cole” nele. Aprenda tudo o que puder com ele. Esta tarefa em sí pode ser um exercício de liderança pois provavelmente o envolverá em algumas negociações para conseguir o que quer (seja na forma de uma mudança de setor ou apenas convencendo o líder-alvo a ser seu mentor).

Seguindo estas dicas, você garante uma coisa importantíssima, da qual todos os lideres necessitam: o respeito de seus seguidores, funcionários e colegas de trabalho. Você tem alguma dica de liderança ou quer complementar algo que foi dito? Comente!

Leia também:
Soft Skills I
Soft Skills II – Liderança
Soft Skills III – Postura Exemplo e Influência
Soft Skills IV – Motivação – Teorias Motivacionais
10 Dicas para MS Office Project 2007
10 Dicas para definir o Escopo do Projeto
10 Dicas para E-Mails
10 Dicas para Gerenciamento de Riscos
PM Lectures – Aprenda Online com Experts: Dealing with Difficult People Review
Aula de Motivação com Rocky Balboa

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10 Dicas para MS Office Project 2007

O Microsoft Office Project é uma das ferramentas de Gerenciamento de Projetos mais usadas hoje em dia e a versão 2007 traz grandes avanços comparado com a versão anterior (e o MS Project 2010 já está no forno). Neste artigo, vão algumas dicas para facilitar seu dia a dia com esta poderosa ferramenta.

  • Em Ferramentas > Opções, selecione “Mostrar tarefa de resumo do projeto”. Assim você adiciona a “linha 0”, ao seu projeto;
  • Acostume-se a preencher o campo Resumo. Isso facilita que uma visão geral a respeito do projeto possa ser rapidamente acessada. Em conjunto com a dica anterior, já insere o nome do projeto na “linha 0”;
  • Tire vantagem da habilidade do MS Project de se ajustar a mudanças. Quando inserir uma atividade, procure determinar a duração da mesma e suas dependências, deixando o Project cuidar do resto;
  • Aproveite-se de colunas extras! Clicando com o botão direito sobre o título de qualquer coluna, você pode adicionar colunas extras com “Inserir Coluna…”;
  • Para mostrar a numeração das tarefas, como numa EAP, “Inserir Coluna…” > Nome do Campo = EDT e Título = EAP;
  • Facilite sua vida com atalhos no teclado. Para fazer uma tarefa subordinada a outra, selecione a tarefa, segure SHIFT+ALT+Seta para Direita. Para subir uma tarefa um nível na EAP, SHIFT+ALT+Seta para ESQUERDA;
  • A tecla insert adiciona uma tarefa, diretamente acima da tarefa selecionada;
  • Utilize o Assistente de Gráfico de Gantt, e habilite datas e caminho crítico no seu gráfico;
  • Não crie dependências entre tarefas resumo e atividades. Isso cria problemas para o entendimento e deixa seu gráfico com aparência pouco profissional. Dependências, somente entre atividades.
  • Faça os ajustes finais utilizando a coluna de informações (com o i num círculo azul). Lá você pode fornecer ao MS Project mais informações sobre as atividades (ela abre a aba Avançado das propriedades da tarefa), como datas de início e término específicas entre outras informações.

O Project é uma ferramenta incrível de gerenciamento de cronogramas, e cada vez mais a equipe responsável pelo software tenta incluir mais e mais funcionalidades. Você pode ainda incrementar seus uso com Add-Ons que permitem ao Project lidar com coisas que não estava programado para entender, como os buffers da corrente crítica, entre outras coisas. Uma ultima dica, lembre-se sempre de que as tarefas são executadas por recursos humanos e que de nada adianta um cronograma perfeito, um gráfico de gantt organizado se as tarefas forem mal distribuídas e os recursos sobrecarregados.

E você? Tem alguma dica para MS Project 2007? Comenta ai!

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10 Dicas para definir o Escopo do Projeto
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10 Dicas para definir o Escopo do Projeto

Definir o Escopo do Projeto é uma etapa de vital importância. Se não for feita da forma correta, o projeto estará fadado ao fracasso, uma vez que é o escopo que determina o que irá (e não irá) ser feito/produzido/entregue ao termino do projeto. Um escopo mal-estruturado levará inevitavelmente a falhas de cronograma e de orçamento, uma vez que os problemas decorrentes da má especificação se farão presentes e a equipe terá que achar caminhos alternativos para a execução do projeto. Por fim, um escopo mal definido resulta em um cliente insatisfeito, uma vez que o mesmo pediu X e recebeu Z, levando a uma insatisfação do executivo, do time do projeto e do gerente. O efeito cascata disso pode ser terrível, como uma caça-às-bruxas para determinar de quem foi a culpa, quando na verdade a culpa foi do escopo mal-definido.

Para evitar isso, algumas medidas muito simples podem ser adotadas, aqui vai uma lista de 10 dicas para serem usadas na hora de determinar o escopo de um projeto:

  • Assegure-se de que todos sabem e entendem qual o objetivo do projeto e que haja consenso sobre o resultado final do mesmo;
  • Ouça com atenção o que seu cliente descreve;
  • Tente entender não o que ele lhe pede para fazer, mas sim o que ele precisa para resolver o problema que lhe apresenta;
  • Descubra o que ele não quer. Muitas vezes um projeto não vai para frente por que o escopo foca em coisas que não deveriam estar lá;
  • Estabeleça o que não vai ser feito no projeto enquanto o cliente ainda estiver disponível. Se ele pedir X e Y, mas você perceber que Z e W devem ser providenciados, mas somente W é da sua responsabilidade, deixe claro que Z está fora do escopo do projeto;
  • Estabeleça o que será necessário para que o projeto seja atingido, defina os pressupostos, de forma que todos saibam de antemão quais as necessidades básicas do projeto antes que elas atrapalhem seu andamento;
  • Seja realista quanto ao que pode ou não ser realizado, quanto mais “pé-no-chão” é o escopo, maior a chance de sucesso do projeto;
  • Evite o GoldPlating. Se não faz parte do escopo do projeto, não adianta tentar agradar o cliente com aplicações/funções ‘firula’. Elas podem acabar acarretando em um atraso no cronograma;
  • Não tenho medo nem pena de fazer perguntas. Pode parecer óbvio para você, mas se não estiver absolutamente claro, pergunte;
  • Tenha o time de projeto (ou os gerentes dos mesmos) na mesa de reunião quando o escopo for definido, assim qualquer problema técnico ou dúvida operacional poderá ser sanada na hora, em vez de descoberta posteriormente, causando problemas para o projeto.

Isso não cobre todas as coisas que se pode fazer para assegurar um escopo coerente, realista e dentro das expectativas do cliente, mas deve minimizar a quantidade de problemas que costumam ocorrer durante a elaboração do mesmo. Usar templates também pode ser uma boa idéia, já que elas facilitam a visualização do conteúdo e servem como guia para o que deve ser observado no processo de definição do escopo.

É isso, boa sorte com seus projetos!

GoldPlating: A adição de funções e/ou entregas num projeto que não foram requisitadas. O GoldPlating costuma desviar as atividades de seu foco e comumente leva ao temido ScopeCreep.

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Porque Projetos Falham: 20 Dicas para Gerentes de Projetos
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