10 Dicas para Gerenciamento de Riscos
Lei de Murphy é um adágio popular da cultura ocidental que afirma: “Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” ou “Se há mais de uma maneira de se executar uma tarefa ou trabalho, e se uma dessas maneiras resultar em catástrofe ou em consequências indesejáveis, certamente essa será a maneira escolhida por alguém para executá-la”. Ela é comumente citada (ou abreviada) por “Se algo pode dar errado, dará” ou ainda “Se algo pode dar errado, dará errado da pior maneira, no pior momento e de modo a causar o maior estrago possível”.
Fonte: Wikipédia, a enciclopédia livre.
Parece familiar? Se você respondeu que sim, então este artigo foi feito especialmente para você!
- Identifique o inimigo corretamente: O risco é composto de dois componentes, a situação e seu impacto. Colocar no registro de riscos apenas a situação leva a respostas, estratégias de resposta e planos de contingência menos eficazes, devido a um menor entendimento do que o risco realmente representa. Quer um exemplo? “Durante a identificação dos riscos do projeto os mesmos serem registrados de forma incompleta [situação], levando a um menor nível de entendimento do risco [impacto].”;
- Use a sua EAP: Não há necessidade de se reinventar a roda. Pegue a EAP do projeto, e vá, de pacote de trabalho em pacote de trabalho, junto com a sua equipe de projeto e/ou equipe técnica, identificando os possíveis riscos. Desta forma você garante que pelo menos um risco importante para cada entrega do seu projeto foi devidamente tratado;
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Lei de Murphy: Não tem como correr dela. Visite o óbvio: Sabe aqueles momentos em que algo acontece e você se pergunta, “mas isso era óbvio, como é ninguém viu isso?!” ? É porque temos uma tendência natural a não documentar o obvio. Todo mundo sabia que podia chover no dia do evento, mas nada foi feito por que era obvio que deveria ser utilizado um espaço coberto. Mas como isso não foi documentado, alugou-se um espaço aberto, por ser mais elegante… e choveu;
- Visite o não óbvio: Riscos são isso – incertezas. Tente sempre explorar os meandros das atividades e pacotes de trabalho para encontrar possíveis problemas. As coisas mais inusitadas tendem a acontecer e nos deixar de queixo caído. É impossível se identificar todos os riscos, mas isso não quer dizer que não devemos tentar;
- Dance com o impossível: Qual a chance de um meteoro acertar o seu projeto? Ou de um terremoto? Um ataque terrorista? Algumas coisas parecem impossíveis a princípio (alguém se lembra do 11 de Setembro?) mas o ideal é levar algumas dessas situações impossíveis em consideração. Depois de uma analise realista, você vai perceber que algumas delas não são assim tão fantásticas;
- Visite o obvio novamente: Hora de voltar e fazer uma revisão. Depois de considerar o não obvio e o impossível, a chance de você encontrar novos riscos revisando o material que já preparou é razoável. Algumas idéias e associações só ficam claras quando você retorna ao ponto de partida.
- “Estratégia, no Grego strategía, em Inglês strategy…”: A estratégia de resposta ao risco (Eliminar, Transferir, Mitigar ou Aceitar) deve ser adotada de acordo com a necessidade do projeto, não de acordo com a conveniência da equipe. A estratégia deve também ser descrita da mais completa forma possível, não deixando brechas na sua implementação. De nada vale fazer um registro de riscos e colocar “Mitigar” como estratégia de resposta se nada a respeito do como mitigar aquele risco constar no documento. Lembre também que a batalha contra os riscos nem sempre pode ser vencida: Algumas vezes Aceitar é a única estratégia possível… E essa é uma questão na prova pra certificação PMP.
- Bang Bang! Rápidos no gatilho: Usamos as estratégias de resposta durante o planejamento, para nos precaver dos riscos, mas quando um deles fura o bloqueio, quem nos protege são os planos de contingência. O problema é que muitas vezes não temos como colocar os planos de contingência em ação por que o risco nos atinge sem chance de tempo de resposta, nos pegando literalmente “com as calças na mão”. Definir o evento que dispara a execução do plano de contingência (conhecido como gatilho) é uma medida crítica, que permite que o gerente do projeto e sua equipe possam ao menos tentar combater os efeitos nocivos daquele risco. Quanto mais acurado for o gatilho, mas fácil de atacar o risco quando ele ocorre (ou está para acontecer).
- Riscos Cessantes e Riscos Contínuos: [Patentes se aplicam.] Pode parecer simples, mas um detalhe que muita gente ignora quando classificam os riscos é que alguns riscos estão associados a um período finito dentro do projeto: uma atividade, uma etapa, um portão, uma entrega… Estes riscos devem ser monitorados em separado e apenas quando necessário, uma vez que só tem chance de acontecer naquele momento específico ao qual estão associados. Já os Riscos Contínuos são inerentes ao projeto como um todo. Podem acontecer a qualquer momento, da iniciação ao aceite final do cliente. Esses riscos devem ser monitorados com toda a atenção durante toda a duração do projeto.
- “Parouimpá?!“: Muitas vezes quando fazemos as análises quantitativas e quantitativas dos riscos, tendemos a utilizar numero pares para os critérios, variáveis e demais cacarecos usados. Um exemplo é a matriz 2×2 de Probabilidade x Impacto. Temos quatro quadrantes: Baixo-Baixo, Baixo-Alto, Alto-Baixo e Alto-Alto. Isso permite ao gerente identificar facilmente quais os riscos problemáticos e os mais leves no projeto… Ou pelo menos é o que parece. Todos os riscos no quadrante Baixo-Baixo costumam ser tratados da mesma forma, mesmo quando um deles é extremamente mais importante que todos os outros. Quanto mais critérios forem usados, e mantendo-os em números impares, a chance dos riscos acabarem espremidos em categorias que não refletem sua importância é muito menor. Um bom começo seria usar uma matriz Probabilidade x Impacto com Muito Baixo, Baixo, Moderado, Alto, Muito Alto (5×5). Melhor ainda seria usar mais critérios, como Probabilidade, Impacto, Exposição, Recorrência, Criticidade, etc…
Boa sorte e que Murphy fique longe dos seus projetos!
