PRINCE2, com Elizabeth Harrin

10 de setembro de 2009 Diego Nei, MBA, PMP®

Hoje, em nossa série Metodologias de Gerenciamento de Projetos, vamos entrevista Elizabeth Harrin. Elizabeth, autora do premiado blog A Girl’s Guide to Project Management e do livro Project Management in the Real World, escreve uma para uma grande variedade de publicações sobre Gerenciamento de Projetos e é uma dos membros fundadores do PMI’s New Media Council e uma praticante de PRINCE2.

Olá Elizabeth, obrigado pela entrevista, como você está?

Bem, obrigada!

Elizabeth, Como surgiu o PRINCE2?

PRINCE2 é uma sigla para Projetos em Ambientes Controlados (do Inglês Projects IN Controlled Environments) e é uma metodologia de gerenciamento de projetos amplamente usada. Primeiro veio PRINCE em 1989, como o padrão de gerenciamento de projetos de TI do governo Britânico. Desde então, tem sido adotado pelos setores públicos e privados mundialmente e revisado diversas vezes; PRINCE2 foi a revisão mais significativa. A versão mais recente, lançada em Junho de 2009, dividiu o manual em dois, um cobrindo gerentes de projetos e outro sobre patrocinadores de projetos (sponsors).

Em linhas gerais, como funciona o PRINCE2?

Bom, eu tenho que dar uma revisada nisso já que vou prestar re-certificação ainda este ano! Essencialmente, PRINCE2 se baseia em processos, com processos cobrindo iniciando o projeto, dirigindo o projeto, executando o projeto, gerenciando limites (encerrar e se mover entre estágios do projeto), controlando um estágio, gerenciando entregas (existe uma ênfase em planejamento baseado em produtos) e encerrando o projeto. Isto tudo é feito em um ambiente composto de sete temas: business case, organização, qualidade, planos, risco, mudança e progresso.

Como esses temas se correlacionam com o ciclo de vida do projeto encontrado no PMBoK?

Também existe um ciclo de vida no PRINCE2, os temas são o ambiente no qual este ciclo de vida acontece. Eu não sou PMP, então tive que escavar minha velha copia do PMBoK para dar uma pesquisada. Eu acho que a seção sobre ciclo de vida do projeto muito pobre, apenas uma página. Mas eu posso ter deixa de ver alguma coisa! No PRINCE2 você inicia no pré-projeto, o estagio de iniciação, estágio de entregas (você pode determinar vários se o projeto for muito longo) e então o estágio da entrega final, que significa o encerramento do projeto. Max Wideman escreveu sobre as diferenças entre o PMBoK e PRINCE2, vocês podem ler o artigo em pdf aqui. É velho, mas continua muito bom.

No que a metodologia do PRINCE2 difere do framework do PMBoK?

PRINCE2 oferece um caminho completo para se tirar um projeto do papel, desenvolvê-lo e entregá-lo, o que é uma das dificuldades de alguns gerentes de projetos iniciantes. Prince2 inclui uma discussão de como iniciar um projeto e detalhes práticos sobre controle de mudanças, algo que apenas estudar para a certificação PMP não lhe dará. Então, quando o PMBoK lhe diz que precisará de uma forma de gerenciar projetos (e mudanças), PRINCE2 vai lhe dizer como fazer isso.

Existem outras diferenças: o PMBoK costuma falar sobre aquisições, enquanto PRINCE2 assume que você está operando dentro de um ambiente restringido por contratos, devido as suas raízes em projetos governamentais de TI. Você não encontrará nada em PRINCE2 sobre gerenciamento de pessoas ou soft skills para o gerente de projetos, apesar destes assuntos serem tratados em outras publicações do OGC.

Os conceitos de PRINCE2 são exclusivos ou complementares aos do PMBoK?

PRINCE2 não é exclusivo, dá para trabalhar com o PMBoK. se você tiver a autoridade e os recursos, não há razões par que o PMBoK e a metodologia PRINCE2 não possam ser colocadas em uso efetivo no mesmo projeto. Na verdade, um numero cada vez maior de gerentes de projeto está fazendo exatamente isso, e mostrando o valor de se utilizar o PMBoK e o PRINCE2 para complementar um ao outro

A chave para fazer metodologias flexíveis como o PRINCE2 e frameworks como o PMBoK funcionarem juntos é ser flexível você mesmo. Escolha as partes de cada que agregarão mais valor ao seu projeto.

O PMBoK possui uma grande quantidade de detalhes que vão lhe ajudar a lidar com o projeto de uma forma mais profissional. Aplicar tudo que está no PMBoK, entretanto, seria contra produtivo e irreal. Com PRINCE2 é a mesma coisa: não há por que seguir a risca o fluxo de trabalho sugerido no livro se lhe fará gastar três vezes mais para realizar alguma coisa.

Quais os pontos fortes da metodologia PRINCE2?

É muito estruturado. Sua forma de lidar com o desenvolvimento de uma mesa diretora ou grupo de projetos é bem clara e existe uma ênfase em seus papeis e responsabilidade. Existe muita documentação e você não precisa fazer tudo que existe nela, mas o que você realmente fizer ajuda as pessoas a entender o escopo do projeto e fazer as coisas da forma certa.

E quais os fracos?

Como eu disse, PRINCE2 não cobre trabalho com pessoas e gerenciamento de times, e conseguir o melhor das pessoas é o que fazemos diariamente. Isso parece um grande escorregão da parte da metodologia, especialmente quando projetos se estendem de uma parte tão crítica não coberta no standard. O PMBoK fala da necessidade de um patrocinador ma não se aprofunda no assunto, não sendo assim tão melhor, na minha opinião. Pela minha experiência, uma mesa diretora assegura um buy-in (aceitação) das entregas e benefícios do projeto muito mais abrangente dentro da organização. O problema desta mesa diretora é que ela é muito mais difícil de se compor e gerenciar, e algumas vezes, ter uma pessoa provendo patrocínio por parte do setor executivo é tudo que se precisa para um processo rápido de tomada de decisões. Mesas diretoras também podem ser demais para projetos pequenos, assim como documentação em demasia.

Existe algum tipo de projeto em que o PRINCE2 seja mais recomendado?

Não, nenhum que eu saiba.

Quais as principais ferramentas e softwares usados no PRINCE2?

Não existe nenhuma recomendação de software ou ferramentas, você use o que achar melhor, ou nada. Existem várias templates de documentos e as organizações costumam escolher algumas delas.

Onde podemos achar estas templates? Elas são gratuitas?

Elas estão no site do PRINCE2 e sim, são gratuitas. Se você passar no exame para certificação em PRINCE2 você ganha acesso gratuito por um ano ao site pm4success, onde você pode encontrar muitos recursos. Se você não gostar das templates ‘oficiais’, procure online e veja o que consegue de graça. Um bom lugar para começar é o site On Projects.

O PMI regula a Certificação PMP. Qual a agencia que regula as certificações para PRINCE2?

O Grupo APM administra os exames e certificações em PRINCE2, sob autorização do OGC (Office of Government Commerce), que é o dono da metodologia.

Qual o processo para se obter a certificação? Existem critérios de elegibilidade?

Não existem critérios de elegibilidade para nenhum dos exames. Faça um treinamento, ou aprenda direto do manual, e então faça a prova. Os resultados para Foundation chegam normalmente em no Maximo um dia. Demora um pouco mais saber se você passou na modalidade Practitioner.

Ainda sobre as certificações, quais as diferenças entre as modalidades Foundation e Practitioner?

A modalidade Foundation é sobre conhecimento, Practitioner é sobre ser capaz de aplicar este conhecimento em situações práticas e entregar projetos com sucesso. Um treinamento para Practitioner leva geralmente cinco dias, onde você aprende o básico no inicio da semana, faz o exame para Foundation na quarta e então aprende os tópicos mais avançados e faz o exame para Practitioner na sexta.

Como você poderia esperar, o exame para Practitioner é maior, mais difícil e tem uma média maior do que o Foundation!

Como se faz para manter as certificações? Existe algo como os PDUs do PMI?

Não, não existe nada como os PDUs. Você faz uma prova de re-certificação a cada cinco anos. A prova tem uma duração de uma hora.

No Brasil, onde podemos achar exames para certificação PRINCE2?

Não consegui encontrar nenhum curso de PRINCE2, mas você pode conseguir achar locais para a prova. Procure na lista de centros credenciados aqui, contate o Grupo APM ou o British Council.

Como você vê o crescimento do uso do PRINCE2 no mundo, tendo em vista que a certificação PMP está tão em voga?

Eu não sei de onde tiraram essa idéia de que PRINCE2 é uma coisa pequena. Parece haver uma crença nos Estados Unidos de que PRINCE2 é usado apenas por um punhado de pessoas numa pequena vila longe de Tunbridge Wells, mas este realmente não é o caso.

*Risos*

PRINCE2 é usado em 160 países. O exame está disponível em nove línguas e o manual em sete. Existem mas de 250.000 candidatos qualificados e 2.000 exames por semana ao redor do mundo. Foi registrado um crescimento anual de 20% e como as empresas voltadas para projetos continuam a aumentar, eu posso ver que também irá a participação do PRINCE2.

Existem quase 350.000 PMPs e o Guia PMBoK é publicado em dez línguas. Olhando desta forma, existem mais certificados PMPs pendurados nas paredes, mas PRINCE2 está crescendo substancialmente e não é o “primo pobre”.

Onde interessados no assunto podem conseguir material para estudo?

Existe muita informação no site oficial do PRINCE2 ou na APMG website.

Obrigado pela entrevista Elizabeth, foi um prazer ter você aqui conosco no Papo GP! Gostaria de fazer algumas considerações finais?

Outra coisa a se perceber é que PRINCE2 não é uma organização componente do PMI. Você não paga uma inscrição anual, nem recebe revistas ou conferencias. Por esta razão, é muito mais barato, mas se você quer o networking que este tipo de organização provê, terá que procurar em outro lugar. Existem muitos lugares como este blog e o meu e o grupo #pmot no Twitter, onde você pode encontrar pessoas com os mesmos interesses e sem custos adicionais!

Para concluir, um lembrete para os leitores que lêem Inglês: Não deixem de conferir o blog da Elizabeth, A Girl’s Guide to Project Management!

Elizabeth Harrin

Elizabeth Harrin, autora do premiado blog A Girl’s Guide to Project Management e do livro Project Management in the Real World, escreve uma para uma grande variedade de publicações, como o PM Tips, sobre Gerenciamento de Projetos. Residente da cidade de Londres, Reino Unido, ela é uma dos membros fundadores do PMI’s New Media Council e uma praticante de PRINCE2. Para seguir Elizabeth no Twitter, adicionem @pm4girls.