Por que Gerenciamento de Projetos?

Hoje eu não vou falar de escopo, riscos, prazos, nem de outras dez áreas de conhecimento. Não vou falar de PMBoK, PMI ou certificações. Muito menos de CMMI, Prince2, Six Sigma ou outras metodologias. Estamos tão acostumados a pensar em gerenciamento de projetos e a falar da mecânica do gerenciamento que esquecemos do motivo que nos levou a implementar toda essa loucura. Hoje eu vou falar disso, de por que toda empresa deveria aplicar as melhores práticas (ou alguma prática) de gerenciamento de projetos no seu dia a dia.

É fato que o gerenciamento de projetos pode trazer uma melhoria de resultados para as empresas. Os processos passam a focar em entregar o que foi determinado (e apenas isso), dentro do prazo e qualidade estabelecidos, sem que a empresa tenha custos maiores do que os previstos no orçamento. Nada de surpresas. Qual empresa não iria se interessar por isso? Qualquer empresa que não entenda como o gerenciamento de projetos funciona! Qualquer gestor que tenha medo de perder poder com a chegada de um novo gerente (de projetos)! Qualquer departamento em que os funcionários se sintam confortáveis com “as coisas como estão” e resistam à mudança! Todos querem (da boca pra fora) melhoria, mas nem todos estão dispostos a aceitar o trabalho necessário para atingir este objetivo tão abstrato.

Mas como podemos explicar os benefícios do gerenciamento de projetos? Cada pessoa tem uma visão diferente do mundo, e mais relevante para este artigo, da empresa e do processo produtivo. Por que não, então, vender o gerenciamento de projetos pensando em como ele pode beneficiar cada parte interessada especificamente? Você sabe como cada stakeholder na sua organização pode ser convencido a apoiar o gerenciamento de projetos? Vamos descobrir!

O CEO

Definir a estratégia que você quer dar para uma empresa é por si só uma tarefa complicada. Se o CEO entendesse que através do gerenciamento de projetos ele teria uma preocupação a menos, isto é, teria a certeza de que o ele tenha escolhido fazer será desenvolvido de forma eficiente, sem custos fora do planejado e sem imobilizar recursos de forma desnecessária, respeitando o prazo da estratégia que ele traçar; com toda a certeza ele apoiaria a implementação de uma metodologia.

Quando eu digo “CEO”, não estamos falando dos executivos de salários multimilionários mundo afora. Falo do dono da empresa e/ou do responsável pela tomada de decisão. Se o seu CEO tem um salário multimilionário e sua empresa não tem um alto grau de maturidade em gerenciamento de projetos. Bom, olha a oportunidade aí…

Mas, voltando ao dono da empresa, essa figura nem sempre tem a visão de como o operacional impacta no resultado final, ou acredita já estar utilizando todas as ferramentas necessárias para seu ramo de atividade. O segredo aqui é mostrar que o gerenciamento de projetos pode lhe dar embasamento não apenas para melhorar a execução do negócio, mas também pode prover todas as informações de que ele necessita para decidir manter ou mudar, contratar ou demitir, expandir ou consolidar, arriscar ou assegurar. O conhecimento é a arma desta parte interessada. Portanto, venda a capacidade de documentação, as lições aprendidas e as análises de informações que permitem confirmar o rumo escolhido ou determinar as mudanças necessárias. Planejamento estratégico não significa nada se você não consegue entregar resultados.

A Alta Gerência

No mesmo bonde do CEO, estes executivos estão encarregados de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa e de concretizar os resultados dos planos definidos pelo CEO. Muitas vezes, estes são os patrocinadores dos projetos que serão desenvolvidos ou as pessoas às quais os patrocinadores se reportam. Sua preocupação é com os resultados. Eles não estão muito preocupados com o como, desde que o resultado seja atingido.

Por isso, venda para eles performance. O gerenciamento de projetos pode ser utilizado para garantir que as iniciativas sob a responsabilidade destes executivos sejam efetivas de várias formas: em custos, evitando a imobilização desnecessária de capital da empresa; em tempo, permitindo que a estratégia não seja afetada por atrasos; em riscos, garantindo que eventuais problemas que a empresa lidaria de forma reativa possam ser abordados já no planejamento.

Venda também controle. Venda a ideia de que ele não precisará mais solicitar informações. Venda o modelo de comunicação em que os relatórios de projeto são rotina, tendo suas entregas planejadas, com datas preestabelecidas. Que as reuniões entre o patrocinador e o gerente de projetos sirvam para manter o projeto nos trilhos, sempre alinhando com o que a estratégia determina. Saiba o que está acontecendo, quando, onde e porquê.

O Gerente de Projetos

Você deve estar se perguntando “Por que ele listou o gerente de projetos? Essa é a única parte interessada que entende a necessidade de se investir na área!”, o que é verdade, quando o gerente já é profissional de projetos. Mas e quando alguém da empresa “é promovido” para a posição de gerente de projetos, sem nenhum conhecimento técnico e/ou desejo de desempenhar a função?

Seja por conta do Efeito Halo (a grande habilidade técnica leva à promoção para área gerencial), seja por qualquer outro motivo, muitas pessoas caem de paraquedas no papel de gerente de projetos. Que ele vai ter um grau de stress muito maior, que terá que lidar diretamente com o cliente e a equipe de projetos, o patrocinador e o resto da empresa; que o sucesso do projeto é um esforço coletivo mas que se a vaca for pro brejo, ele vai com ela – tenha certeza – ele já sabe! Mas o que ele ganha com isso?

Idealmente, a primeira coisa que ele deveria ganhar seria treinamento. A empresa deve investir no profissional que desempenhará a função de gerente de projetos, para garantir que o mesmo esteja utilizando as melhores práticas possíveis na área, que seu conhecimento não esteja defasado e principalmente que ele esteja utilizando as ferramentas certas para cada projeto.

A segunda coisa que ele deveria ganhar é um bom aumento! De autoridade! Não adianta imbuir o funcionário com uma nova função e não dar o mínimo de hard power para que possa negociar com outros setores dentro da empresa. Muitas vezes o gerente de projetos precisa resolver problemas de recursos (desde o planejamento com a seleção e asseguração da participação de determinada pessoa no projeto até problemas de performance e ética) diretamente com os gerentes funcionais e o faz sem apoio ou intervenção de nenhuma outra parte interessada.

Finalmente, o novo gerente de projetos deve entender que esta é uma grande oportunidade de carreira, mas, por outro lado, a empresa também deve entender que nem todo mundo “nasce” pra isso. Um bom desempenho como gerente de projetos pode abrir muitas portas, dentro e fora da empresa, assim como gerar benefícios que outros cargos não possuem, como bônus por desempenho em cada projeto, trabalhar em casa, viagens etc. O gerente de projetos não é o super-homem! Mas pode salvar sua empresa!

O Gerente Funcional

Muitas vezes visto como o vilão, o gerente funcional normalmente encara os projetos como atividades extras que atrapalham (e muito!) a rotina de sua equipe, removendo seus melhores funcionários de suas atribuições e dificultando-o a atingir as metas com as quais ele se comprometeu. E tudo isso é verdade. Como então convencer o gerente funcional de que o gerenciamento de projetos é uma boa jogada e não uma bola na trave?

Profissionais que se envolvem em projetos costumam ser mais dinâmicos e desenvolvem mais atividades do que os que ficam restritos às atividades específicas. Se o gerente funcional souber aproveitar bem as oportunidades de projetos, poderá desenvolver novas habilidades em sua equipe sem fazer muito esforço. O segredo está num bom gerenciamento de recursos. Saber exatamente do que o projeto trata e quais as necessidades de recursos do mesmo, de forma que ele possa não apenas indicar a pessoa mais qualificada, mas também tomar esta decisão sem prejudicar seu time (sobrecarga de atividades) ou seu setor (os recursos foram alocados para o projeto e por conta disto não consegue dar conta da sua rotina).

Outro benefício para o gerente funcional é o aumento do seu soft power dentro da empresa. Ele passa a ser bem visto pelo Escritório de Projetos (ou outro responsável pelos projetos) pois sempre disponibiliza o recurso mais adequado sem comprometer o rendimento do setor; a alta gerência também vai perceber a capacidade do gerente funcional de delegar e motivar o time (trabalhar em projetos é sempre interessante por ser uma novidade e/ou por ser um desafio); sua equipe vai dar duro para mostrar sua capacidade, na expectativa de ser indicado para o próximo grande projeto da empresa, o que permite ao gerente funcional adicionar mais uma moeda de barganha ao seu repertório. Se a ideia de ganha-ganha for bem empregada, o gerente funcional pode sair desta situação com muito soft power dentro da empresa, seu time ganha visibilidade e a empresa ganha projetos de alta performance. Crie sinergia entre os setores e maximize a capacidade da sua empresa.

O Membro do Time de Projetos

Fora o fato de que o projeto quebra a monótona rotina do trabalho e isso por si só chama a atenção do empregado, os projetos são muitas vezes considerados desafiadores. Mas isso não garante o engajamento do time de projeto.

Eles têm que fazer malabarismo com suas atividades de rotina e o trabalho do projeto. Passam a ter dois chefes. Novos prazos, mais responsabilidade e mais problemas.

Tudo isso é verdade, mas eles também ganham a chance de trabalhar com algo que normalmente não veriam dentro de sua linha de trabalho, ou seja, fazer networking com funcionários de outros setores, receber treinamentos e desenvolver habilidades que seus colegas não alocados em projetos jamais desenvolveriam. O bom desempenho no projeto pode ser a pontuação que faltava na avaliação anual de performance que garante a promoção. Em suma, ser parte de uma equipe de projetos abre portas que aquele empregado normalmente não teria acesso realizando apenas as atividades de rotina de sua função. Se isso não é um bom motivo, eu não sei o que é! Cresça na empresa e na carreira ganhando conhecimentos e habilidades multidisciplinares.

O Setor de Vendas

Talvez o ponto mais crítico seja este. Quantos de vocês não viveram, ou ao menos ouviram falar, de situações em gerentes de projetos tiveram que comer o pão que o diabo amassou porque o pessoal de vendas fechou a entrega de produtos que não existiam? Ou concordou em entregar em 30 dias um trabalho que não pode ser concluído em menos de 90? Todos temos nossas metas e a meta deles é vender, vender, vender! Mas precisamos ensinar ao pessoal de vendas (e aos gestores que permitem que essa prática continue) que toda promessa feita a um cliente deve ser cumprida.

Neste aspecto, o gerenciamento de projetos pode gerar uma base de lições aprendidas que alimentaria o portfólio de produtos da empresa. Este portfólio estaria disponível no sistema do pessoal de vendas, que poderia, rapidamente, durante a chamada, verificar se o produto solicitado pelo cliente já existe (um projeto que já foi realizado), qual a estimativa média de entrega (a duração média dos projetos deste tipo), seu valor esperado etc. De forma que o setor de vendas deixa de ser um gargalo no processo, tornando-se um primeiro filtro que direciona o cliente para as soluções disponíveis. Agora sim pessoal! Vendam! Vendam! Mas só o que pode ser executado e dentro das possibilidades da empresa. Afinal, se a empresa ficar com uma péssima reputação, advinha quem não vai ter o que vender? Ofereça produtos alinhados com a estratégia e a capacidade de produção da organização.

O Setor de Marketing

O setor de marketing ganha duas vezes com a implementação de uma boa gestão de projetos. Eles passam a ter objetivos claros, bem definidos, produtos com especificações confiáveis e o melhor, uma visão clara sobre o que deve ser comunicado ao cliente no final do dia.

O segundo ponto em que o Gerenciamento de Projetos é benéfico ao setor de marketing da empresa é o próprio gerenciamento de projetos. Nada impede o setor de utilizar as melhores práticas para gerar suas campanhas, o que permitiria um maior alinhamento com as estratégias da empresa, afinal todos sabem o que é uma declaração de escopo, como usar os requisitos e o que fazer com as lições aprendidas. A princípio pode parecer que o processo foi burocratizado, mas com a escolha da metodologia certa, o uso de melhores práticas de gerenciamento de projetos no setor de marketing pode ser tão dinâmico quanto o próprio processo de criação. Venda apenas o que pode, mas possa mais e melhor que a maioria.

Os Investidores

Os investidores adoram ganhar dinheiro. O contrário também é verdadeiro. Quando um investidor antigo ou um possível investidor olha para o desempenho da organização e vê que tudo não apenas vai bem, mas a empresa está crescendo, seu interesse cresce e ele investe mais recursos na empresa. O contrário também é verdadeiro, se o investidor percebe que a empresa está dando indícios de estagnação ou perda de mercado, ele “abandona o barco”.

O gerenciamento de projetos pode ajudar, garantindo que a governança da empresa seja executada de forma mais pontual (os orçamentos dos projetos são mais específicos, os indicadores de desempenho são mais eficientes) o que permite demonstrar melhor o funcionamento da empresa aos investidores. O comprometimento com o gerenciamento de projetos também implica o comprometimento com a melhoria contínua, assim as lições aprendidas podem ser utilizadas em shareholder meetings para demonstrar que a empresa está sempre buscando agregar valor – mesmo às coisas que já dão certo. Utiliza as melhores práticas disponíveis no mercado para realizar as atividades da empresa passa maior segurança para os investidores.

Os Concorrentes

Finalmente, é preciso falar de uma parte interessada muito importante: Os concorrentes! Quem garante que eles já não estão aplicando o gerenciamento de projetos para melhorar seus processos e entregar os mesmos produtos com menor custo, em menor tempo, com maior margem de lucro e satisfação do cliente? O Gerenciamento de Projetos torna-se diferencial competitivo ou, no mínimo, um fator de nivelamento. A realidade de hoje no mundo dos negócios mostra que a produtividade, a eficácia e a eficiência são os fatores determinantes no domínio de um segmento de mercado. Saber o que fazer, quando fazer e executar da melhor forma possível, no menor tempo possível, com o menor custo possível e com a melhor qualidade, satisfazendo (quando não excedendo) as expectativas do cliente são as características das empresas de sucesso. Coincidência essas serem as principais preocupações da gestão de projetos? Eu acho que não.

O planejamento estratégico deve ser utilizado para determinar o que var ser feito, mas alguém deve dar conta de executar. As melhores decisões, executadas de forma pobre, não trazem resultados. Se seus concorrentes sabem disso e usam de melhores práticas de gestão de projeto e você não, garantidamente eles irão tomar sua fatia do mercado. É só uma questão de tempo. Não perca participação de mercado por falta de competitividade.

Resumindo, implementada da forma correta, uma estrutura de gerenciamento de projetos beneficia a todos dentro da empresa. Ela ajuda a alinha a execução aos objetivos da empresa, padroniza a forma como os setores trabalham, permite que indicadores sejam coletados e avaliados, promove a interação entre os setores, permite identificar os high performers e os líderes, evita que a empresa anuncie produtos que não tem ou se comprometa com prazos que não pode manter, entre muitos outros benefícios óbvios, como a melhoria do tempo de entrega, tanto interno quanto externo dos resultados das iniciativas da empresa (seja a venda de um produto/serviço, seja a apresentação do relatório situacional do projeto), a redução de custos com multas por atraso ou desperdiço de recursos em projetos que não trazem retorno para a organização Um empresa comprometida com o gerenciamento de projetos é uma empresa capaz de enfrentar o mercado em qualquer situação, pois todos os seus componentes estão prontos e trabalhando de forma eficiente para atingir os objetivos da organização.

E você? Alguma dica de como convencer uma parte interessada a usar gestão de projetos? Comente!